PELESTARIAN,PERAWATAN DAN PENGEMBANGAN BAHAN PUSTAKA

DITULIS  KEMBALI OLEH : NOVI HARDI

PENDAHULUAN

Pelestarian bahan pustaka sudah merupakan suatu kebutuhan bagi bangsa Indonesia, mengingat kesadaran akan perpustakaan semakin besar.Perhatian Pemerintah akan pelestarian makin meningkat sebagaimana tugas pokok perpustakaan adalan menyelenggarakan pembinaan dan pengembangan dalam rangka pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa dan pelayanan informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan.

Pada umumnya perpustakaan memiliki koleksi yang terbuat dari kertas baik dalam bentuk buku, surat kabar, serial, naskah, peta, gambar, dokumen dan bahan cetak lainnya. Selain itu perpustakaan juga memiliki koleksi foto.Karena cepatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi , maka koleksi perpustakaan juga berkembang sehingga sekarang sudah banyak perpustakaan yang memiliki koleksi modern seperti bentuk mikro ( mikro film, mikrofis dan mikrocard ), rekaman suara ( kaset dan piringa ), film ( hitam putih, dan warna )video dan penyimpanan data elektronik seperti pita, disket, flasdisc dll. Semua koleksi tersebut pasti akan mengalami kerusakan .Oleh karena itu pelestarian bahan pustaka sangat diperlukan untuk menunjang fungsi perpustakaan dalam melaksanakan jasa  perpustakaan dengan jalan mengusahakan agar kondisi bahan pustaka terpelihara sebaik mungkin dan siap pakai.

 

JENIS BAHAN PUSTAKA

Koleksi perpustakaan pada umumnya terbuat dari bahan organic.Ada dua macam komponen yang terdapat dalam bahan pustaka yaitu media atau bahan sebagai tempat untuk merekam atau mencetak informasi dan gambar atau tulisan yang mengandung informasi.

Kertas umumnya dipakai untuk membuat buku, majalah ,surat kabar dan dokumen lainnya dan tinta hitam yang terbuat dari karbon untuk menghasilkan gambar atau tulisan, sedangkan untuk bahan pustaka modern seperti microfilm, audio visual, disket dan plasdisc kompoter umumnya terbuat dari plastic.

 

KERTAS

 Media kertas terbuat dari selulosa yang berasal dari tumbuh tumbuhan seperti kayu , bamboo, ampas tebu, merang dan kapas .Kertas yang terbuat dari selulosa murni akan bertahan ratusan tahun jika disimpan pada kondisi yang baik.Sekarang umumnya kertas terbuat dari bubur kayu (pulp ) dengan kualitas bervariasi, tergantung dari proses pembuatan pulp. Pembuatan pulp secara mekanik adalah menggiling potongan potongan kayu, cara ini menghasilkan serta selulosa yang tidak murni, karena masih mengandung bahan bahan lainnya seperti lignin dan hemiselulosa. Kertas yang dihasilkan dari proses ini mempunyai karakteristik peribahan warna menjadi cokelat jika kena cahaya matahari sebagai akibat dari perubahan lignin dalam kertas tersebut, pulp yangoritas masyarakat Kabupaten Kampar padiproses secara kimia akan menghasilkan serat selulosa yang relative lebih murni sehingga akan menghasilkan kertas dengan mutu yang lebih baik.

Bahan bahan lainnya yang ditambahkan pada saat pembuatan kertas untuk menghasilkan karakteristik cetakan atau tulisan yang lebih baik adalah alumrosin sizing, aluminium sulfat dan bahan pengelantang. Bahan bahan ini akan meninggalkan residu yang bersipat asam, yang akan menyebabkan kertas menjadi rapuh. Selain itu ada kertas yang diproduksi khusus dengan menambahkan alkali untuk memperpanjang umur kertas. Bahkan alkali itu dapat menetralkan asam, baik yang berasal dari kertas itu maupun yang dating dari luar seperti gas gas pencemar,

Beberapa jenis bahan pustaka seperti peta, terbuat dari kertas yang bermutu lebih baik dan lebih tebal. Karena itu koleksi ini mempunyai daya tahan yang lebih baik dan stabil jika dibandingkan dengan kertas buku. Kertas untuk Koran karena untuk keperluan sesaat , maka diproduksi semurah mungkin.

 

 

 

BAHAN PUSTAKA BENTUK LAIN.

Pada abat 20 terlihat peningkatan secara dramatis pemakaian bahan bahan modern untuk merekam informasi seperti ; pita suara, kaset, video, film, piringan hitam, disket computer dan plasdisc dll. Bahan pustaka ini memiliki problem tersendiri dalam pelestariannya . Sebagai contoh ; rekaman suara berupa piringan hitam yang terbuat dari bahan poly vynil choloride (pvc) mengandung bahan plastic, zar warna dan bahan pengisi lainnya. Plastik pvc merupakan senyawa kimia yang tidak stabil sehingga akan mengalami kerusakan, bahan ini melepaskan asam clorida yang dapat merusak bahan pustaka lainnya. Koleksi ini akan rusak jika tidak disimpan pada tempat yang baik. Kesalahan dalam tehnik penyimpanan dan cepatnya perubahan kondisi lingkungan ( suhu dan kelembaban ) akan menyebabkan piringan hitam akan melengkung dan menurunnya kualitas suara.

FOTOGRAFI  

Bahan fotografi dalam pengertian yang luas di perpustakaan termasuk film gambar hidup ( film hitam putih berwarna ), bentuk mikro(Mikro film dan Mikrofis), foto ( cetakan dan negative foto ).Koleksi fotografi mempunyai stuktur yang kompleks dan dapat mengalami kerusakan karena berbagai sebab.Kerusakan terjadi karena pengaruh gas pencemar , seperti  gas hydrogen sulfide, ammonia, gas sulfur dioksida dan ozon. Gas gas  ini akan menimbulkanreaksi oksidasi  yang akan merubah warna gambar dan kadang kadang menyebabkan warna menjadi pudar.Proses kerusakan ini akan lebih cepat pada suhu dan kelembaban, serta kesamaan yang tinggi terutama pada bahan disekitarnya.

 

PITA MAGNETIK

Pita magnetic digunakan untuk merekan data computer dan suara, contohnya pita kaset yang diperkenalkan pada tahun 1960 dan tetap popular sampai sekarang.Penyimpanan data computer dapat berupa pita, disket dan flashdisk.

Perubahan suhu dan kelembaban menyebabkan terjadinya kendor dan ketegangan pada pita, merubah lapisan oksida  pada permukaan sehingga merusak kualitas suara dan menghilangkan data pada pita data computer.Debu merupakan problem yang kadang kadang dapat merusak bilamana partikel debu masuk kesela sela pita yang menyebabkab data menjadi hilang. Partikel oksida yang dimagnetisasi bertindak sebagai penyimpan data informasi yang tersusun pada pita akan berintegrasi dan menyusun ulang dengan sendirinya sehingga informasi akan hilang karena perubahan susunan. Bentuk kerusakan seperti ini biasanya terjadi kerena kaset sering diputar ulang ( rewind ) berlawanan arah dari informasi yang disimpan.

FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN BAHAN PUSTAKA

Ada tiga  kelompok factor penyebab kerusakan bahan pustaka ;

-          Karakteristik bahan

Pada umumnya bahan pustaka mempunyai sifat kimia dan sifat fisika yang tidak stabil. Cepat atau lambatnya kerusakan bahan pustaka berfariasi. Mulai dari kertas yang tahan berates ratus tahun sampai pada kertas yang rapuh hanya dalam 10 tahun. Dari negative foto yang terbuat dari lembaran kaca  yang lapisan emulsinya cukup stabil tapi mudah pecah sampai pada negative foto yang terbuat dari polyester yang yang lapisan emulsinya mudah buram,  tapi sangat sukar pecah,

 

-          Faktor lingkungan

Tiap tipe bahan pustaka  mempunyai data tahun yang berbeda terhadap pengaruh lingkungan tergantung dari struktur molekul dan karakteristik dari tiap tiap komponen yang ada didalamnya. Tempratur yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi getas dan kulit pada cover buku menjadi kaku. Cahaya apat memutuskan ikatan kimia  pada serat selulosa, memudarkan warna pigmen dan mempercepat reaksi oksidasi.Pencemar udara seperti gas sulfur dioksida dan gas nitrogen dioksida akan menimbulkan lingkungan menjadi asam sehingga penjepit kertas ( paper clip ) dan kawat digunakan untuk menjilid buku akan berkarat, melarutkan emulsi pada film dan kertas akan menjadi rapuh. Cover buku, folder dan kotak pelindung yang terbuat dari bahan yang mengandung asam dapat menyebabkan kertas  dalam buku menjadi rapuh. Rak dan lemari yang tidak memenuhi syarat akan merusak fisik bahan pustaka.

 

-          FAKTOR MANUSIA

Manusia  merupakan penyebab kerusakan yang berasal dari luar, yaitu karena penanganan dan penggunaan bahan pustaka, tehnik penjilidan, prosedur  penyusunan pada rak, pengolahan, sirkulasi, bagaimana staf dan pengguna  jasa perpustakaan memegang bahan pustaka dan lain lain. Kerusakan yang terjadi dapat bersifat kimiawi, seperti memegang bahan pustaka pada saat tangan kotor dan berminyak sehingga menimbulkan noda. Tinta dan perangkat yang ,mengandung asam akan merusak kertas. Akan tetapi kerusakan yang paling besar adalah kerusakan fisik seperti sampul buku rusak, kertas dan film robek dan putus, piringan hitam pecah dan retak, pita rekaman macet bahkan suaranya terputus dll.

 

Hubungan antara ketiga factor tersebut diatas cukup kompleks, oleh karena itu dengan memahami factor factor penyebab kerusakan bahan pustaka akan membantu dalam usaha pemeliharaan bahan pustaka agar tetap lestari.

 

KEBIJAKAN PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA

Kebijakan pelestarian ini merupakan seatu dokumen yang berisi maksud pelestarian secara rinci dan prosedur yang terkandung didalamnya.Pelaksanaan kebijakan pelestarian ini diperoleh melalui proses perencanaan yaitu mulai dari penelusuran, survey kondisi dan penentuan cara cara pelestarian yang dilakukan.  Melalui  proses ini timpenyusun kebijakan pelestaria , pengelola koleksi dan tim pelaksana pelestarian mempunyai tugas yang saling terkait satu sama lain. Tim ini menyusun uraian tugas dan tanggung jawab dari masing masing kelompok yang berkaitan dengan pelestarian bahan pustaka. Kebijakan pelestarian harus merupakan bagian keseluruhan strategi pengelolaan koleksi atau tempat penyimpanan.

Kebijakan pengelolaan dipengaruhi  oleh 3 faktor yaitu ;

1.          Jenis koleksi yang diterima / diperoleh ( akuisisi ) menunjukkan besarnya dana dan kondisi yang dikaitkan dengan pelayanan.

2.          Lamanya koleksi tersebut disimpan, menunjukkan hubungan antara penyimpanan dan pelestarian dalam kaitannya dengan pengadaan rak, peralatan untuk control lingkungan dan reproduksi.

3.          Kegunaan dari  koleksi tersebut, menunjukkan kegunaan yang diharapkan sehingga dapat ditentukan bentuk pelestarian yang  diperlukan agar koleksi itu tersedia bagi pemakai.

Setiap unsur tersebut, yaitu akuisisi, penyimpanan dan pelayanan informasi, serta kebijakan pengelolaan koleksi sangat ditentukan oleh tersedianya dana untuk pelestarian dan fasilitas  penyimpanan yang cocok. Jika tersedia dana yang cukup untuk pelestarian bahan pustaka maka akan memungkinkan untuk menetapkan kebijakan pengelolaan yang memadai. Namundemikian dana biasanya tidak memadai dan kebijakan pelestarian membutuhkan skala prioritas dalam pengadaan, peyimpanan dan koleksi yang layak dimanfaatkan.

 

PRIORITAS PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA

Prioritas bahan pustaka yang perlu dilestarikan tergantung pada faktor ;

A.                  Nilai bahan pustaka yang dimiliki ; apakah mempunyai nilai sejarah.

B.                  Jenis bahan pustaka; apakah bahan pustaka tersebut cepat rusak, dan yang akan diperbaiki bentuk fisiknya saja atau kandungan informasinya perlu dialihkan ke media lain seperti bentuk microfilm/ mikrofis.

C.                  Kebutuhan pengguna; apakah masih ada kopi yang lain dari selain yang diginakan pemakai itu, jika perlu akan dibuatkan fotocopinya untuk memenuhi kebutuhan.

D.                  Tersedianya untuk program pelestarian.; walaupun demikian, karena pelestarian kita tafsirkan secara luas yang meliputi kegiatan pemeliharaan, perawatan, pengawetan perbaikan dan reproduksi, maka setiap perpustakaan berkewajiban melaksanakan pelestarian koleksinya, minimal melaksanakan pemeliharaan secara sederhana.

 

JENIS KEBIJAKAN PELESTARIAN

Beberapa jenis kebijakan yang perlu dalam pelestarian bahan pustaka antara lain ;

-                      Kebijakan dalam penyimpanan dan mengatur kondisi lingkungan.

-                      Kebijakan dalam pengamanan dan kesiapan menghadapi bencana alam.

-                      Kebijakan dalam akuisisi, penggunaan pengawasan

-                      Kebijakan dalam penanganan , membuat salinan, peminjaman dan pameran.

-                      Kebijakan dalam perawatan, pengawetan, perbaikan dan reproduksi.

-                      Kebijakan lain dalam penerapan metode pelestarian bahan pustaka agar lebih berkembang.

-                      Kebijakan dalam meningkatkan sember daya manusia dengan melaksanakan penyuluhan teknis pelestarian. 

 

PERAWATAN BAHAN PUSTAKA

Usaha untuk menyelamatkan koleksi dari kerusakan lebih parah disebut perawatan. Pengertian merawat mencakup tiga hal yaitu ; MENCEGAH, MEMBASMI, DAN MENGAWATKAN. Sebelum melakukan usaha penanggulangan ini sebaiknya terlebih dahulu diadakan survey terhadap kondisi bahan pustaka. Umumnya kondisi bahan pustaka dapat dibagi dalam tiga kelompok ;

 

a.            Bahan pustaka yang masih dalam keadaan baik

b.            Bahan pustaka yang kotor, mengandung asam dan rapuh.

c.             Bahan pustaka yang rusak secara fisik ( cacat ) seperti robek, berlubang, jilidan rusak, dimakan rayap, berjamur, kuman, dan lain-lain.

 

 

Pencegahan

Untuk mengantisipasi kerusakan koleksi lebih parah maka usaha yang perlu dilakukan antara lain adalah ;

-          Melakukan pembersihan (cleaning) dari debu dengan menggunakan vacuum cleaner, memercik udara secara rutin, memasang  AC.

-          Menjauhkan koleksi dari sinar ultra violet.

-          Mengatur sirkulasi udara yang baik.

-          Menyimpan bahan renik/mikro dalam kotak polyester ( jaringan dari logam )Memperlakukan koleksi dengan hati hati dan benar.

-          Menjilid kembali, mengganti kulit tipis, melengkapi halaman yang hilang.

-          Menghindari buku dari bahan kimia asam kuat/ asam basa.

-          Mengurangi gas pembentuk asam kuat yang mengatur sirkulasi udara yang baik.

-          Menghindari kotoran, debu, minyak, air, asap rokok.

-          Jangan menggunakan perekat yang mengandung bahan amylum.

-          Mengatur suhu udara dan kelembaban udara tidak terlalu tinggi.

-          Menjaga ruangan agar tetap gelap.

-          Memasang alat pembersih udara.

-          Menguatkan bahan pustaka dengan lining, isolasi, laminasi, kotak pelindung, folter dan enkapsulasi.

-          Mencegah banjir dengan menjaga saluran pipanya.

-          Waspada terhadap rembesan dinding, tetesan  AC, kebocoran atap.

-          Menyediakan alat pemadam kebakaran/ racun api, dll.

 

Membasmi.

        Membasmi adalah penanganan yang dilakukan terhadap koleksi yang sudah mendapat serangan hama, berpenyakit dan cacat sehingga kondisi koleksi pulih kembali. Biasanya penanganan ini dilakukan oleh konservator yaitu seseorang yang memiliki pengetahuan tentang bahan bahan kimia,  memahami kondisi tentang bahan pustaka dan mengenal factor penyebab kerusakan serta cara mengantisipasi kerusakan,

 

Ada 4 cara yang dilakukan untuk membasmi unsur perusak koleksi;

-          Melakukan pembasmian rayap dengan suntikan obat chlorodane atau cairan baigon dengan cara melarutkan cairan tersebut kedalam alcohol lalu disemprotkan atau disuntikkan pada kusen pintu atau jendela serta lantai gedung.

-          Melakukan pengobatan melalui fumigasi untuk mematikan serangga dan jamur. Koleksi yang terkena jamur dkibawa kesuatu ruangan tertutup selama satu minggu dengan menggunakan gas hydrocyamic, carbon bisulphida.

-          Membasmi kutu buku dengan cara pengasapan yang menggunakan uap beracun. Gas yang dimasukkan adalah gas inner dengan cara memasukkan koleksi kedalam kantong plastic yang kedua ujungnya diikat. Lalu dialiri gas nitrogen sampai menggelembung. Salah satu ujungnya diberi saluran untuk mengeluarkan asap oksigen, sehingga hanya tinggal gas nitrogennya saja. Jika dalam kantong tadi sudah tidak ada gas oksigennya berarti binatang yang ada didalamnya sudah mati. Selain itu obat naplhaline ball juga bisa  digunakan dengan menempatkannya di sela sela buku.

-          Melakukan deadifikasi atau menghilangkan, menetralkan atau melindungi kertas dari pengaruh asam dengan menggunakan larutan bersifat kalsium hidroksida, kalsium karbonat dsb.

 

Mengawetkan

         Bahan pustaka yang sudah kotor kena noda, mengandung asam, rapuh dan sebagainya dapat ditanggulangi dengan beberapa cara ;

-          Noda pada kertas akibat factor fisis, kimia, dan biota dapat diputihkan kembali dengan menggunakan chloramin-T, sodium clorisida, dan potassium permaganat, hypoclori peroaksida dan berbagai pelarut lain sulit seperti air, bensin, atau zat pemutih bagi noda noda yang sulit dibersihkan dengan pelarut.

-          Menghilangkan noda khusus seperti cat dengan menggunakan alcohol dan bensin diikuti dengan air dan terpentin. Noda lemak/ minyak dibersihkan dengan alcohol, gasoline, bensin, dan peridin.

-          Koleksi yang mengandung asam dapat dihilangkan dengan menggunakan laritan bersifat basa misalnya kalsium hydroksida, kalsium karbonat dan sebagainya.

-          Penanggulangan dengan laminasi yaitu dengan cara menutup lembaran kertas yang robek, rapuh atau rusak dengan menggunakan mesin. Bahan laminasi yang sudah didesain dalam bentuk pakai, karena proses panas dari mesin laminasi bahan plastic ini akan menempel dan melindungi dokumen. Cara ini banyak digunakan untuk dokumen berharga.

-          Melakukan retorasi dengan alih bentuk tugas dari kertas ke film, dan dari ukuran besar jadi kecil, terutama bagi buku langka.

 

PENGAMANAN BAHAN PUSTAKA.

Keamanan koleksi terhadap pencurian, perusakan, dan bencana merupakan factor penting dalam kebijakan pelestarian bahan pustaka.Untuk mencegah hilang atau rusaknya koleksi deperlukan konstruksi bangunan yang kuat dan system peringatan    ( alarm ) yang dipasang dekat pintu keluar, pengawasan dari staf dan dengan menggunakan alat monitor serta melakukan pemeriksaan secara berkala setiap waktu yang ditentukan.

        Kebijakan preserfasi harus dapat menentukan segi keamanan yang dibutuhkan untuk pencegahan terhadap pencurian, api, perusakan dan bahaya air, harus diperhitungkan sumber daya yang efektif untuk mengamankan koleksi, termasuk siapa yang mengoperasikan alarm, pemeriksaan struktur bangunan, dan tindakan perbaikan bila diperlukan, harus menentukan bahwa koleksi menghendaki bahwa kondisi yang khusus terhadap keamanan, misalnya koleksi disimpan di box anti api atau koleksi tidak boleh dipamerkan.

       Apabila terjadi kerusakan disebabkan musibah kebakaran dan kebanjiran maka hendaknya bagian perencanaan sudah menyusun prosedur penyelamatan dan rehabilitasi koleksi yang terkena bencana. Pemeriksaan, penanganan dan pengeringan bahan pustaka yang rusak memerlukan staf yang terlatih untuk menanganinya.

        Didalam perencanaan sebaiknya dicantumkan daftar staf yang terlatih untuk menangani bahan pustaka yang rusak dalam keadaan darurat mereka dapat dipanggil sewaktu waktu jika terjadi musibah itu.