Pengantar

Fungsi perpustakaan sebagai pusat sumber belajar dan pengetahuan adalah menyediakan informasi bagi penggunanya. Perpustakaan sebagai gerbang pengetahuan   merupakan ruang publik yang paling terbuka bagi pemustaka yang akan menambah wawasannya. Meskipun fungsinya tetap, namun dengan berkembangnya teknologi, bentuk informasi yang disampaikan dan cara penyampaiannya mengalami  perubahan. Hal inilah yang akan mempengaruhi layanan dan desain gedung perpustakaan.

Mendesain perpustakaan merupakan aktivitas penyelesaian masalah agar pembaca dan pengetahuan dapat bertemu. Dahulu pengetahuan disimpan di dalam buku sehingga sebagian area perpustakaan biasanya dipenuhi dengan buku, namun sejak abad 21 ini dengan makin banyaknya informasi yang tersimpan dalam format digital dan dapat diakses melalui jaringan internet, maka buku-buku lama disisihkan dan disimpan di ruang khusus, dan menggantinya dengan buku-buku baru di ruang yang lebih kecil sehingga ruang perpustakaan tidak lagi didominasi oleh buku. Besarnya koleksi buku juga bukan menjadi jaminan lengkapnya koleksi perpustakaan. Perpustakaan perguruan tinggi modern adalah suatu perpustakaan yang memikirkan bagaimana mempertemukan kelompok pengguna dengan pengguna lain, mempertemukan pengguna dengan staf perpustakaan, dan pengguna perpustakaan dengan sumber informasi.

Latar belakang

Perpustakaan UI yang berdiri pada tahun 1983 merupakan perpustakaan yang "terpaksa" didirikan karena amanat Peraturan.Sebagai perpustakaan yang diperankan sebagai perpustakaan pusat yang menjadi induk dari perpustakaan fakultas, perpustakaan UI yang dulu bernama UPT Perpustakaan adalah perpustakaan yang terakhir dibentuk setelah terbentuknya semua perpustakaan fakultas. UPT Perpustakaan UI semula hanyalah perpustakaan formalitas  saja;kegiatan adminstrasi dan pelayanan perpustakaan lebih banyak dilakukan di perpustakaan fakultas.

Namun ketika UPT Perpustakaan memperoleh dana makin tinggi dengan adanya dana OPF (Operasional dan Perawatan Fasilitas), dan dana tersebut dibagikan pula untuk kepentingan Fakultas, maka pengelola Perpustakaan Fakultas merasa "berhutang budi" pada UPT Perpustakaan UI, sehingga  UPT Perpustakaan UI mulai memiliki otoritas untuk mengatur administrasi perpustakaan fakultas. Otoritas UPT  Perpustakaan UI menjadi makin tinggi dengan adanya jabatan fungsional pustakawan dimana kenaikan pangkat pustakawan fungsional dikelola oleh UPT Perpustakaan, namun demikian layanan prpustakaan kepada pengguna tetap lebih "ramai" di perpustakaan fakultas.

Dengan  berubahnya status UI menjadi BHNMN pada tahun 2001 yang mengisyaratkan diberlakukannya sentralisasi keuangan, UPT Perpustakaan UI, yang kemudian berubah namanya menjadi Perpustakaan Universitas, makin memiliki kesempatan untuk mengatur pengelolaan perpustakaan Fakultas.Otoritas UPT Perpustakaan diperkuat dengan adanya ketentuan dalam AD/ART bahwa Kepala Perpustakaan adalah Anggota Senat Akademik Universitas, serta Kebijakan Majelis Wali Amanah UI tentang pemanfaatan bersama seluruh sarana dan prasarana, dimana menyatakan secara tegas bahwa Perpustakaan sebagai salah satu sarana yang harus dipakai bersama dan diintegrasikan.

Langkah awal yang dilakukan oleh tim pengembangan Perpustakaan UI yang terdiri atas para pengajar dan pustakawan senior di lingkungan UI adalah menerbitkan Prosedur OPerasional Standar (POS) pengelolaa Perpustakaan di lingkungan UI pada tahun 2003. POS yang disusun pada waktu itu masih sangat dipengaruhi oleh  standar-standar yang diterbitkan asosiasi perpustakaan internasional. Dengan berjalannya waktu, POS terus direvisi dan disesuaikan dengan nyata Perpustakaan.POS yang terbaru dikeluarkan bulan Septeber 2012, dimana POS ini juga merupakan persyaratan UI sebagai BLU.

Sejak tahun 2001 UI mengubah visinya menjadi Research University, dan pada tahun 2003 UI mengubah orientasi pembelajaran menjadi student centered dengan metode pembelajaran collaboratibe learning, problem based learning dan computer mediated learning. Perubahan visi dan metode pembelajaran ini  telah merubah perilaku pencarian informasi sivitas akademika di lingkungan UI, dan ini dijadikan momen perubahan manajemen perpustakaan UI dimana Literasi Informasi dan layanan rujukan menjadi pionir layanan perpustakaan bagi sivitas akademika UI.

Seluruh sumberdaya diarahkan pada kedua tujuan utama tersebut dengan melakukan berbagai pengembangan, terutama pengembangan SDM.7 (tujuh) orang staf secara bersama melanjutkan studi ke jenjang Magister bidang Perpustakaan, 8 (delapan) orang melanjutkan ke jenjang S1 bidang Perpustakaan dan Informasi, dan 6 (enam) orang ke jenjnag Diploma.Disamping itu, sebagian besar staf perpustakaan mendapat kesempatan melakukan studi banding ke luar negeri untuk melihat Perpustakaan yang dianggap lebih baik.

Dengan meningkatnya kompetensi sejumlah besar pustakawan, pengembangan perpustakaan menjadi semakin mudah.Tahun 2001 -2003, merupakan tahap memberikan landasan yang kokoh demi pengembangan Perpustakan UI.Landasan yang penting di sini adalah merubah paradigma layanan perpustakaan yang berpusat kepada pemustaka. Disamping itu merubah kultur organisasi juga menjadi agenda penting pada saat itu. Oleh karena itu, selain pendidikan bergelar, berbagai pelatihan soft skills diberikan kepada seluruh staf Perpustakaan, yang disesaukan dengan kebutuhan kompetensi masing-masing staf.

Setelah 2 tahun memperkuat SDM, kegiatan pelatihan ditujukan kepada pemustaka dengan melaksanakan pelatihan Literasi Informasi (LI) terutama bagi mahsiswa Strata 1, serta dan sosialisasi layanan perpustakaan yang disertai dengan perbanyakan langganan online databases.

Dalam beberapa tahun terakhir ini, terlihat perubahan perilaku mahasiswa ketika berada di perpustakaan, antara lain peminjaman buku makin menurun, meskipun lama tinggal di perpustakaan makin panjang, kebutuhan akan penggunaan fasilitas komputer untuk akses internet makin tinggi. Berbagai kajian mengenai perilaku pencarian informasi pengguna dilakukan di UI, yang merekomendasikan perlunya perubahan besar dalam penyediaan sumbersaya dan  fasilitas perpustakaan. Hal ini merupakan dampak dengan makin banyaknya digital natives yang masuk perguruan tinggi. Perubahan perilaku ini mengisyaratkan perlunya perubahan dalam pengelolaan perpustakaan.

Pada pemilihan Rektor tahun 2007, salah satu bakal calon rektor menyampaikan bahwa pembanguann fasilitas bagi sivitas akademika UI akan menjadi prioritas, dan perpustakaan menjadi prioritas pertama. Ketika beliau terpilih sebagai Rektor UI periode 2007-2012, janji membangun perpustakaan dipenuhi dengan membangun gedung Perpustakaan UI the Chrystal of Knowledge  pada tahun 2009, yang selesai pembaunannya pada awal tahun 2011.

Karena dana perancangan dan waktu yang disediakan sangat terbatas (pemberitahuan adanya dana diperoleh pada buan Februari 2009 dan Gedung sudah harus harus selesai akhir tahun 2009), pembangunan gedung perpustakaan UI dimulai dengan sayembara dengan ketentuan bahwa pemenang sayembara akan dijadikan konsultan desain gedung Perpustakaan.  Sayembara dimenangi oleh DCM dan  sejak dinyatakan sebagai pemenang, maka secara intensif tim arsitek dan pustakawan bertemu untuk membahasa konsep gedung perpustakaan baru berdasarkan data awal yang diberikan kepada calon peserta sayembara (lihat lampiran).

Secara umum gedung perpustakaan UI yang baru merupakan learning commonsyang mengintegrasikan seluru perpustakaan di lingkungan UI, terutama yang ada di Depok. Yang dimaksud dengan learning commons di sini adalah bahwa perpustakaan merupakan pusat kegiatan mahasiswa untuk berolah pikir, berolah rasa dan berolah raga. Tiga macam "olah" ini dijadikan kata kunci karena tujuan pembelajaran di UI tidak hanya melahirkan akademisi yang mampu berpikir ilmiah, namun juga manusiawi dengan memiliki sifat-sifat yang baik, serta memiliki sehat  yang sehat.

Konsep tersebut kemudian diterjemahkan oleh para arsitek dengan tetap terus berdialog dengan pustakawan.Disamping itu kenyamanan staf perpustakaan juga menjadi pertimbangan utama, sehingga berbagai syarat dan permintaan pustakawan sebagai pengguna gedung juga mekjadi pertimbangan penting dalam mendesian gedung. Pertemuan dengan tim pembangunan gedung perpustakaan  yang terdiri dari arstikek, konsultan perencana, konsultan mechanical dan electrical engineering, konsutan manajemen, dll diadakan setiap hari Kamis pukul 13.00, yang memakan waktu paling cepat 2 jam, dan umumnya sampai malam hari.

Pada proses pembangunan fisik perpustakaan, pertemuan secara intensif juga dilakukan dengan kontraktor, konsultan manajemen, konsultan enjineering, arsitek , tim dari direktorat umum dan fasilitas UI dan para pemerati pengembangan gedung di lingkungan  UI yang merupakan para pengejar di Departemen Arsitektur FTUI. Tim ini merupakan tim yang kuat, saling mendukung dan saling mengingatkan.

Dengan bekal ilmu, pengetahuan dan pengalaman mengunjungi berbagai Perpustakaan yang baik di dalam maupun di luar negeri, tim pustakawan dengan mudah berkolaborasi dengan tim pembangunan Gedung lainnya, menyampaikan ide-ide yang diinginkan. Dapat dikatakan bahwa perpustakaan UI yang ada saat ini sangat dipengarhi oleh arsitektur dan konsep pengembangan gedung perpustakaan di berbagai negara seperti Jerman yang sangat memperhatkan detil, memafaatakan sumber daya alam sebanyak-banyaknya,  tidak mengabaikan fungsi namun tetap memikirkan estetika.

Seiring dengan pembangunan gedung, pusakawan mulai melakukan integrasi baik integrasi koleksi, fasilitas  maupun staf. Mengintegrasikan koleksi tercetak yang berjumlah kurang lebih 1(satu) juta eksemplar dan fasilitas lainnya bukan pekerjaan mudah, namun inegrasi SDM merupakan pekerjaan yang paling tidak mudah, terutama bagi SDM yang sudah memiliki "posisi" baik di Perpustakaan Fakultas, atau sudah berada di Zona nyamannya. Lagi-lagi perjuangan harus dilakukan bersama untuk "menyatukan" berbagai kultur dalam satu wadah. Persaingan antar individu maupun kelompok dan konflik sering muncul.  Rasa cemburu,dan  "takut tidak terpakai lagi" menjadi fenomena yang muncul pada tahun pertama integrasi SDM. Perasaan tidak nyaman makin diperberat dengan beban kerja yang makin tinggi, dan tuntutan akan prioritas layanan yang berbeda. Yang dulunya lebih menekankan pada layanan sirkulasi, saat ini layanan rujukan menjadi layanan prioritas meski transaksi layanan sirkulasi juga tetap tinggi, jam kerja yang dulunya dari pukul 08.00 - 16.00, sekarang ada saatnya pustakawan bekerja pada shift malam yakni antara jam 11.00 - 19.00 atau bahkan sampai  22.00, dan tuntutan buka layanan pada hari Sabtu-Minggu.

Perubahan memang selalu membawa implikasi yang kurang menyenangkan, namun dengan "kematangan" staf yang "terdidik" dan "terlatih", maka response yang cepat dan fleksibilitas yang tinggi mempercepat proses transisi. Seluruh staf menyadari bahwa Perpustakaan adalah "growing organisme" yang terus bertumbuh dan berkembang, dimana mereka tidak punya pilihan selain terus mengikuti pertumbuhan dan berkembang bersama dengan Perpustakaan jika tidak ingin tersisih dan menjadi "others" di rumah sendiri.

Di masa ini, staf perpustakaan wajib memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pemustakanya (user centered); dan dalam kapasitasnya sebagai pimpinan, maka tugas Kepala Perpustakaanbertugas melayani stafnya agar mereka nyaman, bahagia dan sejahtera.