Salah satu tugas Arsiparis sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya adalah melakukan layanan kearsipan. Layanan ini diberikan kepada pengguna yang sudah terbiasa melakukan penelitian sumber arsip maupun yang belum pernah melakukan penelitian sumber arsip. Dalam situasi demikian, maka penting kiranya arsiparis mempersiapkan diri mengasah dan meningkatkan kemampuannya agar bisa memberikan layanan yang baik dan memberikan kepuasan pada pengguna. Layanan yang baik mampu meningkatkan citra dan imej lembaga kearsipan di mata masyarakat pengguna arsip.
Arsiparis di unit layanan mempunyai peran yang sangat signifikan sebagai penghubung antara lembaga arsip dan khasanahnya dengan pengguna. Untuk itu sesungguhnya terdapat dua peran utama penting arsiparis di layanan, yaitu:

1. Arsiparis sebagai Mediator.
Arsiparis berperan sebagai mediator (jembatan)s antara pengguna dan arsip. Untuk menjalankan peran ini arsiparis sepatutnya bersikap informatif dan komunikatif dalam memberikan informasi kearsipan dan membuka diri/mudah didekati oleh pengguna, sehingga tercipta hubungan antara pengguna dan arsiparis. Agar bisa menjadi mediator yang baik arsiparis dapat bertindak atau menciptakan pola
a. Sebagai pelayan (as servant) dengan memberikan layanan informasi dan bahan kearsipan sesuai dengan permintaan pengguna.
b. Sebagai penjaga gerbang (as Gatekeeper) dengan melakukan pengawasan terhadap lalu lintas peminjaman arsip dan menerapkan aturan aksesibilitas agar arsip tidak jatuh kepada pengguna yang tidak berhak.
c. Sebagai rekan kerja (as partner) peneliti, yaitu membantu melakukan penelitian. Hal ini bisa terjadi atas permintaan peneliti atau jika antara arsiparis dengan peneliti terlibat dalam suatu kerjasama untuk melakukan penelitian dengan tema tertentu. (Finch ,1994: 10-11).

2. Arsiparis sebagai Pengontrol Kegiatan Manajemen Arsip.
Arsiparis menjadi alat kontrol pelaksanaan manajemen arsip secara keseluruhan. Dengan pemahaman dan pengetahuan yang dimiliki, arsiparis dapat memberikan banyak masukkan berkaitan dengan informasi tentang lembaga pencipta arsip dan kondisi fisik arsip yang ada, finding aid yang tersedia, dan kecepatan waktu layanan. Arsiparis baik secara mandiri maupun melalui pimpinan unit layanan dapat memberikan masukan pada unit-unit kerja yang terkait dengan proses layanan, seperti dengan depo (unit penyimpanan), unit pengolahan, unit pelestarian, dan unit kehumasan.

Dalam pola di atas arsiparis secara individual dapat berkoordinasidan langsung dengan unit-unit yang terkait dengan layanan.
a. Unit Penyimpanan/Depo berkaitan dengan penyediaan arsip;
b. Unit Pengolahan berkaitan dengan penyediaan finding aid (alat temu balik arsip);
c. Unit Kehumas dalam kaitannya dengan lalu lintas pengguna ke ruang baca/layanan arsip dan public program;
d. Unit Pelestarian berkaitan dengan kondisi fisik arsip, rusak atau tidak baik kondisinya.

Kualifikasi Arsiparis Layanan
Agar arsiparis dapat menjalankan peranannya secara optimal, arsiparis di unit layanan perlu dibekali dengan sejumlah kualifikasi yang harus dimilikinya. Kualifikasi yang perlu dimiliki arsiparis antara lain adalah:

1. Pendidikan Ilmu Sosial (Sejarah, Administrasi, Hukum, Politik, Ilmu Budaya), Bahasa, dan Kearsipan, memudahkan dalam memberikan konsultasi sumber arsip sesuai konteksnya.
2. Penguasaan Bahasa Sumber dan Bahasa Asing. Memudahkan dalam memahami informasi pada arsip dan berkomunikasi dengan peneliti asing.
3. Penguasaan Pemanfaatan Sarana Teknologi Informasi. Memudahkan dalam temu balik arsip yang mempergunakan sarana teknologi modern.
4. Penguasaan Informasi Khasanah dan Arsip. Memudahkan dalam memberikan layanan konsultasi sumber arsip, pencarian dan temu balik arsip.
5. Kemampuan Komunikasi. Memudahkan dalam berhubungan dengan pengguna, memahami kebutuhan pengguna, dan membantu pengguna dalam adaptasi diri dalam penelitian arsip sehingga dapat memuaskan kebutuhan pengguna
6. Penguasaan Tugas Administrasi. Memudahkan dalam pembuatan dan penyusunan laporan evaluasi kerja, dan perumusan program kerja selanjutnya.

Berdasarkan rumusan kualifikasi tersebut, arsiparis dituntut untuk memiliki kemampuan dalam memahami jenis kegiatan dan proses layanan dan memiliki kemampuan personal.

1. Memiliki Kemampuan Memahami Jenis Kegiatan dan Proses Layanan
Pemahaman ini sangat penting agar arsiparis mampu menempatkan diri sesuai dengan posisinya dengan baik. Jenis kegiatan layanan adalah:
a. Pemberian Informasi tentang Lembaga Arsip dan Khasanahnya
Kegiatan ini berkaitan dengan pemberian informasi tentang lembaga arsip (sejarah, fungsi dan tugas pokok, prosedur pemanfaatan sumber arsip, dan lokasi kantor lembaga arsip), informasi tentang koleksi khasanah yang dimilikinya, informasi arsip yang tersedia, jenis layanan yang diberikan, dan aturan akses yang diterapkan.

b. Pemberian Informasi dari Arsip
Beberapa hal yang perlu dipahami dalam kegiatan ini, Pertama, arsiparis hanya bertugas membantu pengguna mengidentifikasi sumber, sedang untuk melakukan penelitian dan analisa sumber menjadi kewenangan pengguna. Kedua, arsiparis mentransfer informasi sumber arsip yang diketahuinya dengan merujuk pada sarana finding aid yang tersedia atau memberikan rujukan lembaga lain yang dimungkinkan menyimpan informasi yang dibutuhkan pengguna. Ketiga, para arsiparis sendiri yang melakukan penelitian untuk menjawab permintaan-permintaan informasi arsip yang diajukan pengguna secara tertulis (Pugh, 1992: 36-37).

c. Penyediaan Fisik Arsip (Physical Access)
Penyediaan fisik arsip dilakukan jika seluruh persyaratan administrasi telah dipenuhi pengguna dan meminta peminjaman arsip sesuai prosedur yang ditetapkan. Sebelum memberikan arsip kepada pengguna, arsiparis harus memeriksa kesesuaian antara arsip yang dipinjam dengan tujuan penelitian pengguna, dengan arsip yang diambilkan oleh petugas depo, dan kondisi fisik arsip apakah layak baca atau rapuh. Selama penggunaan, arsiparis juga wajib melakukan pengawasan terhadap pengguna dalam memperlakukan arsip dan memantau perilakunya untuk mengantisipasi terjadinya pelanggaran atau pencurian arsip oleh pengguna.

d. Penyediaan Penggandaan Arsip (Copies)
Biasanya penggandaan arsip oleh pengguna dilakukan dengan berbagai alasan. Bisa karena keterbatasan waktu penelitian, untuk keperluan publikasi atau pameran, pembuktian hukum, atau bisa juga untuk keperluan preservasi arsip (Pugh, 1992: 79-81). Untuk itu arsiparis perlu meneliti terlebih dahulu apakah kondisi fisik arsip dapat digandakan, apakah informasi di dalamnya tidak termasuk yang terkena pembatasan akses, apa bentuk fisik penggandaan yang diinginkan (kertas, microfilm, video, foto, CD), Tindakan ini untuk mengantisipasi kerusakan arsip dan kesalahan penggunaan arsip oleh orang yang tidak tepat.

e. Peminjaman Arsip (Loan)
Peminjaman arsip bisa diberikan dalam bentuk asli atau copy-nya. Umumnya peminjaman diberikan untuk keperluan administrasi lembaga pencipta atau pendonor atau penyerah arsip, pameran bagi lembaga arsip atau lembaga lain, atau untuk tujuan penelitian. Peminjaman arsip perlu dikontrol dengan mendokumentasi siapa pengguna arsip dan arsip apa yang dipinjam. Sertakan tanda terima dari pengguna, jaminan terhadap pemeliharaan dan keutuhan arsip yang dipinjam, dan kepastian pengembalian. Bahkan menurut Pugh (1992: 89-91) dan Peterson (1985: 80-81) tidak menutup kemungkinan peminjaman arsip dilakukan dengan surat perjanjian peminjaman (the loan agreement) yang dibuat selengkap mungkin untuk disetujui oleh lembaga arsip dengan pihak peminjam.

Proses Layanan
A. Pemahaman terhadap proses layanan cukup penting agar dapat dilakukan sesuai prosedur dalam layanan.

1. Terjadinya komunikasi antara arsiparis dengan pengguna mengenai topik penelitian tertentu yang dicari pengguna;
2. Arsiparis memberi petunjuk cara mencari informasi dan menggunakan sarana bantu yang tersedia (finding aid);
3. Arsiparis menyediakan arsip yang dibutuhkan kepada pengguna sesuai prosedur layanan peminjaman arsip (O’Toole, 1990: 65-66). Secara garis besar proses layanan dapat dilihat pada ilustrasi di bawah ini:

Wawancara inisial oleh arsiparis
Interaksi selama penelitian
Wawancara di luar konteks penelitian
· Terjalinnya komunikasi interpersonal
· Penyediaan fisik arsip
· Proses penggandaan/reproduksi

Pengguna
· identitas peneliti
· topik penelitian
· pengenalan khasanah
· pengenalan strategi penelusuran informasi arsip
· Memberi kesempatan pengguna untuk meninjau sumber, finding aid, dan mengevaluasi layanan arsip

2. Memiliki Kemampuan Personal
Hal penting dalam layanan adalah sikap dan cara petugas memberi layanan kepada pengguna. Menurut Hernon dan Altman (1998: 184), ada empat unsur pokok yang perlu dipahami oleh petugas layanan, yaitu kecepatan, ketepatan, keramahan, dan kenyamanan. Keterpaduan empat unsur tersebut jika dilakukan dengan baik akan mampu menciptakan kepuasan kepada pengguna.

Menurut Pugh (1992: 6-8) kemampuan personal yang harus dipenuhi seorang arsiparis adalah kemampuan intelektual, interpersonal, dan pengelolaan administrasi.
a. Kemampuan Intelektual
Bekal utama yang harus dimiliki seorang arsiparis adalah pendidikan, baik formal maupun informal. Latar belakang pendidikan formal apa yang paling tepat bagi arsiparis sesungguhnya masih menjadi perdebatan. Namun ada kecenderungan kuat bahwa latar belakang pendidikan tertentu, seperti sejarah atau ilmu sosial dan bahasa lainnya, amat mendukung kegiatan layanan karena akan memudahkan arsiparis dalam memahami konteks penelitian, menjawab pertanyaan penelitian, dan memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Namun demikian, latar belakang pendidikan tersebut bukan satu-satunya persyaratan utama karena harus pula dilengkapi dengan pelatihan formal dalam manajemen arsip dan kepustakaan, sehingga bisa memberikan dukungan yang baik terhadap karir kearsipan seorang arsiparis (Bradsher, 1988: 14-15).
Pendidikan informal bisa diperoleh melalui pelatihan-pelatihan teknis yang berkaitan dengan manajemen arsip, sistem temu kembali, ataupun penguasaan bahasa sumber arsip/asing. Bekal penguasaan bahasa sumber arsip diperlukan agar mampu membaca, memahami, dan menginterpretasi isi arsip secara tepat. Penguasaan bahasa asing berguna untuk berkomunikasi dengan pengguna dari luar negeri ataupun dalam menjawab surat permintaan informasi arsip dari luar negeri.
Arsiparis juga perlu mengetahui bagaimana cara mendapatkan informasi dari arsip (Chalou, 1984: 261). Untuk itu, pengetahuan tentang fungsi dan sejarah administrasi lembaga pencipta, jenis dan pola penyusunan sebuah finding aid dan cara penggunaannya, mutlak diketahui arsiparis (Pugh, 1984: 267-271; Pugh, 1992: 7). Arsiparis dituntut menguasai informasi yang ada pada seluruh finding aid yang tersedia agar memudahkan dalam pemberian layanan informasi tentang dan dari arsip, ataupun dalam memberikan apresiasi dan penyebaran informasi kearsipan baik melalui penulisan sumber arsip, buku dan artikel.

b. Kemampuan Interpersonal
Kemampuan interpersonal merupakan kemampuan yang berkaitan dengan kemampuan komunikasi dengan pengguna. Komunikasi dalam layanan arsip menurut Pugh (1992: 8). bersifat interpersonal dynamics karena terjadi dalam waktu cukup lama dan terus menerus. Selanjutnya, lebih dari setengah pertukaran informasi yang terjadi di layanan arsip diekspresikan secara nonverbal melalui gerak isyarat, nada suara, dan sikap. Cara menyampaikan pesan nonverbal dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti perilaku kepala, wajah dan mata, gerak tubuh, jarak, gerakan tangan, nada suara, isyarat lingkungan, busana dan penampilan, dan penggunaan waktu (Gibson, 1985: 109-110). Namun demikian komunikasi verbal (semua jenis komunikasi lisan yang menggunakan satu kata atau lebih) dan nonverbal harus seimbang agar terjadi komunikasi yang efektif.
Dalam komunikasi interpersonal ada tiga unsur yang selalu ada, yaitu komunikator (arsiparis), pesan (informasi tentang dan dari arsip), dan komunikan (pengguna).

c. Kemampuan Pengelolaan Administrasi
Mengadministrasi layanan arsip sehari-hari merupakan tanggungjawab arsiparis. Tugas administrasi ini menurut Pugh (1992: 8) mencakup penerimaan, pengidentifikasian, pengorientasian dan pencatatan pengguna; pencarian dan permintaan bahan kearsipan dan, pengawasan penggandaan dan peminjaman. Tugas pengadministrasian ini memerlukan pengetahuan dan pemahaman dasar tentang manajemen rekod sehingga data-data yang ada bisa terorganisasi dengan baik. Hal ini akan memudahkan dalam penyusunan laporan berkala tentang pertanggungjawaban kegiatan layanan arsip dan memudahkan penyajian dokumentasi layanan termasuk membuat data statistik layanan.
Namun kenyataan yang ada, kerap dijumpai bahwa tugas administrasi ini dilakukan oleh staf layanan nonarsiparis. Ini karena arsiparis kerap mengutamakan kegiatan substantif layanan.

Dalam setiap lembaga informasi di manapun berada, pekerja informasi seperti arsiparis, pustakawan, kurator dan sebagainya memiliki peran sentral dalam pemberian layanan informasi. Keberadaan mereka sebagai pemberi informasi harus senantiasa di update ilmu dan ketrampilannya agar bisa sejalan dengan perkembangan ilmu dan kemajuan teknologi. Arsiparis yang bertugas di layanan tidak boleh terkungkung dengan konteks informasi masa lalu saja tetapi juga informasi kekinian yang sedang berkembang. Juga perlu disadari bahwa wawasan informasi kelembagaan dan pemahaman manajemen kearsipan secara komprehensif harus dimiliki agar berwawasan luas dan mampu tampil sebagai petugas layanan yang baik.
Uji kompetensi perlu juga dilakukan untuk memotivasi perkembangan dan aktualisasi diri arsiparis sehingga dapat memenuhi kualifikasi yang ditetapkan. Sudahkah arsiparis yang bertugas di layanan pada lembaga kearsipan Anda memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan? Jika belum, sekaranglah saatnya membenahi diri agar dapat melakukan layanan prima kepada masyarakat.

 

sumber : http://diahismi87.blogspot.com/2010/03/arsiparis-jembatan-pengguna-dan-arsip.html