Ditulis Kembali Oleh : Andrico

 

Pengertian Arsip

Pengertian arsip secara etimologis berasal dari bahasa Belanda yaitu “archief atau archives”, dari bahasa Yunani “arche” yang berarti permulaan. Dari kata “arche” inilah kemudian berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Kemudian untuk selanjutnya dari kata “ta archia” tersebut berkembang lagi menjadi kata “archeon” yang berarti gedung pemerintahan. Istilah lain dari arsip yaitu file (bahasa inggris) dan record atau warkat. 

 

File merupakan jenis arsip aktif (early archive). Arsip aktif mengandung pengertian arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses administrasi sehingga arsip ini masih terdapat di unit kerja setiap organisasi (Moekijat, 2002:75). Record merupakan lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman dan sebagainya), dalam bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian. Record jenis arsip inaktif (permanent file). 

 

Arsip inaktif merupakan arsip yang sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari, arsip ini terdapat di unit kearsipan organisasi yang bersangkutan. The International Standart Organization mendefinisikan record sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dikelola sebagai bukti maupun yang dipergunakan baik oleh organisasi maupun perorangan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis (Sukoco, 2007:82). Warkat berasal dari bahasa Arab yang memiliki pengertian secara singkat surat. Dalam pengertian secara luas warkat merupakan lembaran yang berisiketerangan yang mempunyai arti dan kegunaan tertentu yang disimpan secara sistematis (Moekijat, 2002:75). 

 

Menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 mengartikan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah dan lain-lain) dari waktu lampau yang disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (kaset, video, disket dan sebagainya). Arsip tersebut biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. 

 

Disamping itu, Dr. Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan menyebutkan bahwa Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keteranganketerangan mengenai sesuatu obyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa (Barthos, 2005:1). Arsip tersebut dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. The Liang Gie menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang Gie, 1992:118). Dari beberapa pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan data atau dokumen dalam bentuk apapun yang memiliki nilai historis,nilai hukumdan juga nilai kegunaan yang disimpan secara teratur dan sistematis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat apabila diperlukan oleh suatu lembaga atau organisasi. 

 

Jenis Arsip 

a. Berdasarkan Fungsinya

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi dua kategori yaitu: 

1. Arsip Dinamis 

Arsip dinamis berasal dari bahasa Belanda dynamisch archief. Arsip dinamis (dokumen atau record) merupakan informasi terekam termasuk data dalam sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut (Sulistyo-Basuki, 2003:13). 

 

Arsip dinamis harus memenuhi syarat yang ditentukan yaitu lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Singkatnya arsip dinamis merupakan arsip yang diperlukan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan administrasi negara pada khususnya. Arsip dinamis selalu dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.Arsip dinamis harus dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya (Sulistyo-Basuki, 2003:14).

 

Untuk dapat sampai kepada pemakai maka arsip dinamis harus dikelola artinya diurus dengan sebaik mungkin dan harus tersedia apabila diperlukan. Arsip dinamis atau dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori yaitu Arsip dinamis administratif, Arsip dinamis akuntansi, Arsip dinamis proyek dan Berkas Kasus (Sulistyo-Basuki, 2003:13). Sedangkan menurut penggunaannya Berdasarkan UU Nomor 1 Tahun 1971, maka Arsip Dinamis tersebut dibedakan menjadi 2 yaitu Dokumen Aktif dan Dokumen Inaktif. Menurut Sulistyo-Basuki (2003:18) arsip dinamis terdiri dari Arsip Dinamis Kontemporer (Contemporary Records), Arsip Dinamis Vital (Vital Records), Arsip Dinamis Nonkopi (Nonrecord Copy). 

 

2. Arsip Statis 

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara sehari-hari. Pada umumnya bentuk arsip statis adalah kertas, foto, transkrip (Sulistyo-Basuki, 2003:332-333). Arsip statis ini biasanya memiliki nilai guna kesejarahan. Arsip statis tersebut berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah. 

 

b. Berdasarkan Keabsahan 

1. Arsip Otentik 

Arsip Otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan sah dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan. 

 

2. Arsip Tidak Otentik 

Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan dengan tinta (Sukoco, 2007:84). 

 

c. Berdasarkan tempat atau tingkat pengelolaan 

Berdasarkan tempat atau tingkat pengelolaannya menurut Quible (dalam Sukoco, 2007:96) maka arsip dapat dibedakan menjadi Arsip terpusat (Sentralisasi), Arsip Unit (Desentralisasi), Arsip Kombinasi (Sentralisasi-Desentralisasi). 

 

d. Berdasarkan Isi 

Berdasarkan isi yang terkandung dalam arsip maka arsip dapat dibedakan menjadi Arsip Keuangan, Arsip Kepegawaian, dan Arsip Pendidikan.

 

3. Komponen Arsip 

Menurut Kennedy dan Schauder 1998 (dalam Sukoco, 2007:82) menjelaskan bahwa setiap dokumen dan arsip terdiri dari: 

• Isi yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa ide atau konsep, fakta tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lain yang direkam dalam arsip tersebut. 
• Struktur merupakan atribut fisik yang terdiri dari ukuran dan gaya huruf, spasi, margin serta lambang organisasi dan logis yaitu logika dibalik pembuatan dokumen dari suatu arsip tersebut. 
• Konteks menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip. 

4. Peran dan Fungsi Arsip

a. Peran Arsip 

Menurut Wursanto (1991:5) arsip memiliki peranan yang potensial dalam administrasi yaitu Sebagai pusat daya ingat, Sebagai sumber informasi, Sebagai ala pengawasan, Sebagai pembuatan keputusan. Arsip mempunyai peranan yang penting dalam proses penyajian informasi kepada pimpinan yang digunakan dalam proses pembuatan keputusan dan juga perumusan kebijakan. Oleh sebab itulah didalam menyajikan informasi yang cepat dan akurat harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. 

 

b. Fungsi Arsip 

Fungsi arsip bagi setiap organisasi menurut Wursanto (1991:33) yaitu aktifitas yang dimilliki oleh kantor atau organisasi akan berjalan dengan lancar, dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis, dapat dijadikan sebagai bukti-bukti tertulis apabila terkena masalah, dapat dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban serta dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga. 

 

5. Proses Penyimpanan Arsip 

a. Segregating Arsip 

Segregating arsip merupakan tahap penyimpanan arsip dengan cara memisah-misahkan arsip. Arsip dikelompokkan berdasarkan subyeksubyek yang tercantum dalam kartu kendali atau menurut daftar indeks yang telah ditentukan. 

 

b. Examining Arsip 

Examining arsip adalah proses penelitian terhadap arsip yang akan disimpan. Hal tersebut perlu dilakukan untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang disimpan itu sudah ada tanda-tanda persetujuan dari pejabat yang berwenang yang membenarkan bahwa arsip tersebut disimpan atau tidak. 

 

c. Assembling Arsip 

Assembling arsip adalah cara memadukan arsiparsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama. Arsip tersebut kemudian dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat, dokumen, arsip. 

 

d. Classification Arsip 

Classification arsip merupakan proses pengklasifikasian arsipyaitu menggolongkan arsip-arsip berdasarkan atas perbedaan-perbedaan yang ada, serta pengelompokan arsip atas dasar persamaanpersamaan yang ada untuk menentukan sub-sub subyek beserta kodenya secara cermat. 

 

e. Indexing Arsip 

Mengindeks adalah menentukan urutan unitunit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip (Sukoco, 2007:88). Bentuk indeks ini dapat berupa nama orang, nama tempat, nama badan atau organisasi. Kegiatan Indexing arsip meliputi membaca secara cermat untuk menentukan inti, menentukan judul atau caption arsip secara tepat, memberikan tanda-tanda lain yang dapat menjadi petunjuk arsip, membutuhkan caption utama berikut kode masalah terhadap arsip yang bersangkutan. 

 

f. Cross Reference Arsip 

Cross Reference arsip adalah tunjuk silang. Tunjuk silang tersebut digunakan apabila terdapat dua judul yang sama. g.Menyusun Arsip Arsip-arsip yang sudah diberi judul disusun sesuai dengan susunan yang disepakati oleh setiap instansi. h. Memfile Arsip Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengaturnya di dalam file-file atau folder-folder sesuai dengan tempatnya (Wursanto 1991:16-18). 

 

6. Sistem Penyimpanan Arsip 

Menurut Gie (dalam Sukoco, 2007:88-90) sistem penyimpanan arsip meliputi Sistem Alfabetis (alphabetical Filling System), Sistem Nomor (Numeric Filling System), Sistem Subyek, Sistem geografi, dan Sistem kronologis. 

 

7. Nilai Guna Arsip 

a. Nilai Guna Primer 

Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan suatu lembaga atau instansi pencipta arsip. Nilai guna primer terdiri dari nilai guna administratif, nilai guna fiskal, nilai guna hukum dan nilai guna historis (Sukoco, 2007:86). 

 

b. Nilai Guna Sekunder 

Nilai guna sekunder menurut Sukoco adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan penerima atau pengguna arsip. Nilai guna sekunder terdiri dari Nilai guna kebuktian dan Nilai guna informasional (Sukoco, 2007: 86-87). 

 

c. Nilai-Nilai Khusus 

Menurut Santa, 1995 (dalamSukoco, 2007: 87) Arsip memiliki nilai-nilai khusus yang meliputi Administrative Value, Legal Value, Fiscal Value, Research Value, Educational Value dan Documentary Value. 

 

Manajemen Kearsipan 

1. Pengertian Manajemen Kearsipan 

Menurut George R. Terry, Ph.D dalam bukunya “Office Management and Control”,“Filling is the placing of papers in acceptable containers according to some predetermined arrangement so that any paper, when required, can be located quickly and conveniently” (dalam Moekijat,2002:75). Bila diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia pernyataan George R. Terry tersebut memiliki pengertian bahwa kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempattempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat (Moekijat, 2002:75). Dengan dilaksanakannya manajemen kearsipan maka proses pelayanan publik yang dilaksanakan oleh suatu instansi diharapkan akan berjalan dengan lebih baik. 

 

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan memberi penjelasan sebagai berikut: 

• Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 
• Naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan,dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 

Berdasarkan UU Nomor 7 Tahun 1971 menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok adalah naskahnaskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Odgers (dalam Sukoco, 2007:82) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Sedangkan Charman mengartikan manajemen kearsipan sebagai proses yang menitikberatkan kepada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan (dalam Sukoco, 2007:82). Dengan diterapkannya manajemen kearsipan pada suatu instansi maka akan mempermudah unit kearsipan dalam menata dan menemukan kembali arsip sehingga proses pelayanan publik dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien. 

 

2. Tujuan Kearsipan 

Sesuai dengan UU Nomor 7 Tahun 1971 dalam Pasal 3,tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah. Bank Dunia (2005) menjelaskan bahwa tujuan pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai gunanya kemudian Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

 

3. Metode Kearsipan 

Dalam manajemen kearsipan terdapat 2 macam metode kearsipan yang dianjurkan untuk dipergunakan oleh setiap organisasi, badan atau instansi antara lain: 

• Metode Kearsipan Mendatar, dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu, dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu diatas yang lain dalam laci-laci dan sebagainya. 
• Metode Kearsipan Vertikal, dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu dibelakang yang lain menurut urutan penggolongan yang dipandang baik (Moekijat, 2002:82). 

4. Model Dalam Mengelola Arsip 

Ada dua model dalam mengelola arsip yaitu Life Cycle Model (Model Siklus Hidup) dan Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan).  

 

http://pengertian-pengertian-info.blogspot.co.id/2015/05/pengertian-dan-jenis-arsip-menurut-ahli.html