Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, yaitu dengan cara-cara sebagai berikut : 1. Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. 2. Memusnahkan arsip statis dengan ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional RI. Adapun tujuan penyusutan arsip adalah untuk : 1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. 2. Menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan. 3. Mempercepat penemuan kembali arsip. 4. Menyelematkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah. PEDOMAN PENYUSUTAN Pedoman untuk menyusutkan arsip disebut Jadwal Retensi atau Daftar Retensi arsip, yaitu suatu daftar yang berisi tentang jangka simpan (retensi) arsip beserta penetapan musnah, atau arsip tersebut disimpan permanen. Guna jadwal (Daftar Retensi) adalah sebagai berikut : 1. Kegunaan Administratif • Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif • Memudahkan pencarian arsip aktif • Menghemat ruangan, perlengkaan, dan biaya • Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen • Memudahkan pemindahan arsip ke arsip nasional 2. Kegunaan Ilmiah Arsip inaktif biasanya berguna untuk penelitian ilmiah PELAKSANAAN PENYUSUTAN 1. Langkah Umum a. Weeding (menyiangi), yaitu mengambil arsip yang tidak berguna. Ada ketentuan bahwa, apabila : Jumlah penggunaan x 100% = 5% (lebih kecil dari 5%) Jumlah arsip dalam file Maka : arsip tersebut baru boleh disusutkan b. Menyiapkan tempat untuk menampung arsip yang akan disusutkan. c. Membuat catatan berupa daftar arsip yang akan disusutkan. Sumber : http://brangkas.id/sistem-penyimpanan-arsip/