Kata informasi berasal dari kata Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa Latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan.

Jhon Feather and paul struges: Routledge, (2003 :244) menjelaskan bahwa informasi itu haruslah bermakna, selengkapnya ia mengatakan : 
Information is data that has been processed into a meaningful form. Seen in this way, information is an assemblage of data in a comprehensible form capable of communication and use; the essence of it is that a meaning has been attached to the raw facts. The conceptual distinction between information and knowledge is therefore rather unclear, although the two terms tend to be used in somewhat different contexts. Increasingly, information is the word that is applied in the broad professional and technical context represented in such phrases as ‘information technology’ or ‘information retrieval’ or ‘information management’. It is thus used in a general sense to encompass all the different ways of representing facts, events and concepts in both digital and analogue systems, and in all media and formats.  (Jhon Feather and paul struges: Routledge, 2003 :244)

Dengan makna yang hamper sama  Davis dalam Abdul Kadir (2003: 28) menjelaskan bahwa Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima (Andri Kristanto, 2003: 6). Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 1990: 8).

Kebutuhan Informasi

Kata kebutuhan dapat diartikan sebagai sesuatu yang harus dimiliki seseorang. Sehingga kebutuhan  informasi dapat diartikan informasi yang harus dimiliki seseorang. Mengapa seseorang membutuhkan informasi dan kapan munculnya kebutuhan informasi tersebut? 
Devadson (1996: 3) menjelaskan pendapat Crowford kebutuhan informasi seseorang bergantung kepada 10 (sepuluh) hal yang berkenaan dengan individu  selengkapnya Devadson menjelaskan sebagai berikut   :

According to Crawford (2), information needs depend on: 
1. Work activity  (aktivitas pekerjaa)
2. Discipline/ Field / Area of interest (Disiplin/lapangan/area ketertarikan)
3. Availability of facilities (Ketersediaan fasilitas)
4. Hierarchical position of individuals (Posisi hirarki seorang individu)
5. Motivation factors for information needs ( truct motivasi terhadap kebutuhan informasi)
6. Need to take a decision (kebutuhan untuk membuat keputusan) 
7. Need to seek new ideas (kebutuhan dalam mencari ide baru)
8. Need to validate the correct ones (kebutuhan untuk mempalidasikan agar sesuatu menjadi benar)
9. Need to make professional contributions (kebutuhan untuk membuat kontribusi yang professional) 
10.Need to establish priority for discovery etc (kebutuhan untuk membangun prioritas dalam penemuan, dan sebagainya).

Analisis Kebutuhan Informasi

Penelitian terhadap kebutuhan informasi di bidang perpustakaan sudah dimulai sejak tahun 1916 di  Inggris melalui survey bagaimana perpustakaan digunakan dan siapa saja yang menggunakan. Awalnya penelitian berfokus pada penggunaan  truct bukan pada pemakai. Baru pada tahun 1980-an kajian beralih kepada pemakai (user center) (Wilson, 2000). 
Dalam konteks ilmu perpustakaan, dalam usaha melakukan manajemen informasi, langkah awal yang dilakukan adalah identifikasi  kebutuhan informasi, sebagaimana yang dikemukanan oleh   Evan, G. Edward (1937 :7) sebagai berikut : 



Gambar 1: Information transfer work (Evan, G. Edward1937 :7)

Gambar yang dikemukakan oleh Evan, memberikan ilustrasi bahwa mengidentifikasi kebutuhan pengguna merupakan langkah awal dalam  pengembangan koleksi perpustakaan. Memahami kebutuhan informasi pengguna sebagai tolak ukur pertama dalam kesuksesan manajemen koleksi. 
F.J. Devadason (1996 : 1) menjelaskan tentang pentingnya melakukan identifikasi kebutuhan informasi pengguna sebagai berikut :
Identification of information needs is essential to the design of information systems in general and to the provision of effective information services in particular. But it has been found to be a difficult task as it is almost an investigative or detective work. In order to identify information needs one should adopt various methods to gather information on the various factors that influence the information needs. No single method or tool will serve entirely. A careful selection and blending of several techniques depending on the user whose need is being studied is necessary.

Secara umum mengidentifikasi kebutuhan informasi merupakan sesuatu yang esensial didalam merancang system informasi dan secara khusus  untuk menyediakan layanan informasi yang efektif. Tetapi merupakan tugas yang sulit dalam hal investigasi atau pekerjaan seorang detektif.. Untuk mengetahui kebutuhan informasi seseorang mestilah  menggunakan berbagai metoda untuk  memperoleh informasi didalam berbagai  truct yang dapat mempengaruhi kebutuhan informasi. Tidak ada satu metoda pun atau yang dapat memenuhi hal tersebut sama sekali. Sebuah seleksi yang hati-hati dan memadukan berbagai teknik yang akan dipilih bergantung kepada pengguna yang memerlukan untuk diteliti.

Pengembangan Koleksi Perpustakaan
A. Instilah Collection Development dan Maknanya

Eward Evans (2005: 8)  memberikan batasan istilah “collection development” sebagai suatu proses untuk mengetahui peta kekuatan dan kekurangan atau kelemahan koleksi perpustakaan, sehingga dengan demikian akan tercipta sebuah planning untuk memperbaiki peta kelemahan tadi dan mempertahankan kekuatan koleksi. Dia menambahkan bahwa, “collection developmet is a ‘written statement’ of that plan, providing details for guidance of the library staff”. Karena pengembangan koleksi merupakan statemen tertulis, maka tentunya harus berupa sebuah dokumen. Dokumen itu akan berisi rincian rencana kegiatan dan segala informasi yang digunakan oleh pustakawan sebagai dasar dalam berfikir dan menentukan kebijaksanaan saat mengembangkan koleksi perpustakaannya. Dokumen ini digunakan sebagai tempat untuk berkonsultasi saat pustakawan akan menentukan bidang-bidang koleksi apa yang akan dibeli dan berapa banyak untuk masing-masing bidang itu.

Tanpa statemen yang tertulis, maka akan terjadi perbedaan pandangan dalam mengembangkan loleksi perpustakaan, karena di dalam pengembangan koleksi itu akan melibatkan sejumlah orang dari tiap-tiap fakultas/jurusan. Sebagai contohnya, Fakultas Ekonomi akan mengembangkan koleksinya tentang ekonomi, sementara untuk Fakultas Pertanian Jurusan Ekonomi Pertanian juga akan mengembangkan Ekonomi. Dari contoh ini, mungkin akan terjadi kesamaan judul, sehingga akan memboroskan pendanaan. Oleh karenanya, Evan mengatakan bahwa, fungsi daripada statemen kebijaksanaan antara lain adalah :

a. Sebagai alat untuk menyatukan pendapat dalam bidang apa yang perlu dikembangkan
b. Sebagai alat koordinasi atara orang-orang yang terlibat / bertanggungjawab dalam pengembangan koleksi
c. Sebagai alat untuk mencapai konsistensi di dalam pembinaan koleksi
d. Sebagai alat untuk megurangi jumlah personil pengambil keputuan
e. Sebagai alat untuk menghindari perbedaan pendapat atara orang yang terlibat di dalam pengembangan koleksi dan para pemakai perpustakaan

Evans dan Saponaro (2005: 8-9) dalam  Developing library and information center collections, mengilustrasikan proses pengembangan koleksi seperti terlihat pada gambar berikut  :

PATRON  COMMUNITY



Gambar 2.1. Proses pengembangan Koleksi

 

Berdasarkan gambar di atas, diketahui bahwa dalam proses pengembangan koleksi perpustakaan terdapat enam komponen utama meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut  :

a. Analisis pemustaka
Merupakan langkah pertama dilakukan dalam menentukan kebijakan pengembangan koleksi bertujuan untuk menilai atau menganalisa berbagai kebutuhan masyarakat pemustaka. Kegiatan analisis ini, dimaksudkan untuk mengetahui kebutuhan pemustaka secara rinci.

b. Kebijakan seleksi
Setelah melakukan analisis pemustaka, maka hasil dari analisis tersebut dijadikan pedoman atau kebijakan dalam menseleksi koleksi perpustakaan.

c. Proses seleksi
Kebijakan seleksi yang telah disusun kemudian digunakan pada tahap kegiatan seleksi.

d. Proses pengadaan
Hasil seleksi berupa daftar data koleksi yang telah terpilih, selanjutnya dibawa ke bagian pengadaan dengan tujuan untuk mengadakan bahan perpustakaan yang dilakukan baik melalui pembelian, hadiah atau tukar menukar.

e. Proses penyiangan
Koleksi yang ada, pada masa tertentu akan mengalami penyiangan karena informasi dalam koleksi yang sudah tidak relevan lagi dengan kebutuhan  pemustaka.

f. Proses evaluasi
Hasil penyiangan dijadikan bahan untuk evaluasi dalam pemanfaatan koleksi perpustakaan. Kegiatan evaluasi ini dijadikan sebagai bahan untuk menganalisa kebutuhan masyarakat pemustaka pada tahap kegiatan pengembangan koleksi selanjutnya.

B. Kebijakan pengembangan koleksi

Setiap perpustakan seharusnya memiliki kebijakan pengembangan koleksi. Kebijakan tertulis tentang pengembangan koleksi perpustakaan  berfungsi sebagai referensi atau pedoman dalam menentukan apakah suatu koleksi akan diterima, disiyangi atau ditolak. Mengikuti pedoman kebijakan pengembangan koleksi, menjadikan pengelola perpustakaan membuat keputusan yang konsisten tentang koleksi dan menyediakan panduan yang dapat diikuti apabila terdapat pergantian staf.

Unsur-unsur dalam kebijakan pengembangan koleksi yang efektif, seperti dikemukakan Evans (2005: 53-61) diantaranya:
a. Gambaran umum
Pada bagian ini memberikan penjelasan secara umum mengenai deskripsi lingkungan perpustakaan, pemustaka perpustakaan, kebutuhan pemustaka, bidang subyek koleksi, pengadaan koleksi dan diskusi mendalam mengenai peran perpustakaan dalam program pengembangan koleksi.

b. Deskripsi dari area subyek dan format koleksi
Perpustakan membagi koleksi berdasarkan area subyek sesuai dengan kebutuhan pemustaka, mengidentifikasi tipe koleksi yang ada dan mengkhususkan pemustaka utama untuk tiap subyek.

c. Permasalahan lainnya
Yaitu membahas beberapa permasalahan yang sering muncul dalam kegiatan perpustakaan, meliputi : 
a) Hadiah
b) Penyiangan
c) Evaluasi
d) Sensor dan pengaduan

c. Azas-azas Pengembangan koleksi

Asas-asas yang perlu diperhatikan dalam pengembangan koleksi perpustakaan adalah sebagai berikut :
a. Asas kerelevanan.

Koleksi perpustakaan haruslah relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat perguruan tingginya. Perpustakaan perlu memperhatikan jenis dan jenjang program yang ada. Jenis program berhubungan dengan jumlah dan besar fakultas, jurusan, program studi, lembaga dan seterusnya. Jenjang program meliputi program diploma (D3), sarjana (S1), pasca sarjana (S2 dan S3), spesialisasi dan seterusnya. Arah pengembangan jarak jauh  (distance learning) atau pembelajaran maya (e-learning) juga akan sangat berpengaruh pada pilihan jenis media dari bahan perpustakaan yang perlu dikembangkan.

b. Asas berorientasi pada kebutuhan pengguna.

Pengembangan dan pembinaan koleksi perpustakaan harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan  pemustaka. Pemustaka perpustakaan perguruan tinggi disini adalah para tenaga pengajar, tenaga peneliti, tenaga administrasi, mahasiswa dan alumni, dengan jenis dan bentuk kebutuhan informasi yang berbeda-beda.

c. Asas kelengkapan.

Koleksi perpustakaan hendaknya tidak hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dipakai dalam perkulian, tetapi juga meliputi  bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada secara lengkap.

d. Asas kemutakhiran.

Perpustakaan perguruan tinggi dituntut untuk selalu melakukan pembinaan terhadap koleksi yang dimilikinya. Koleksi hendaknya selalu mencerminkan  kemutakhiran. Ini artinya bahwa perpustakaan dalam pengembangan dan pembinaan koleksinya harus mengadakan dan memperbaharui koleksi sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.

e. Asas kerja sama.

Kerja sama disini dimaksukan, bahwa keberadaan koleksi di perpustakaan merupakan hasil kerja sama dari semua unsur di perguruan tinggi. Yakni  kerja  sama antara pustakawan/ pengelola perpustakaan, tenaga pengajar dan mahasiswa. Dengan adanya kerja sama ini, diharapkan keberadaan koleksi perpustakaan benar-benar berguna bagi seluruh sivitas akademika perpuskaan (Wijayanti, 2004 : 43).

 

1. Allen, Thomas J. 1985. Managing the flow of technology: technology transfer and the dissemination of technological information. Massachusetts: The MIT Press.
2. Atherton, P. (1977). Handbook for information systems and services. Paris: UNESCO
3. N. J (1978). “Information concept for information science”. Journal of Documentation, 34(1): 55-58
4. Chaudry, A.S. (1993). “Information needs and their satisfaction in a utility company”. Libraries Review, 42 (1) 
5. Chowdhury. G.G. (1999). Introduction to modern information retrieval. London: Library Association Publishing
6. Darmono dan Ardoni. (1994). “Kajian pemakai dan sumbangannya kepada dunia Pusdokinfo”. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Ilmu Informasi, 1 (2), April: p. 21-34
7. Eskola, Eeva-Liisa. (1998). “University students' information seeking behavior in a changing learning environment”. Information Research, 4 (2) October Hiller, Steve. (2004). User needs assessment to  support collection management decisions. Florida: ALA Annual Krikelas, J. (1983). “Information seeking behaviour: patterns and concepts”. Drexel Library Quarterly, 19(2)
8. Evans, G. Edward dan Margaret Zarnosky Saponaro. Developing Library and Information Center Collections. 5th ed. London: Libraries Unlimited, 2005.
9. Feather, Jhon and struges, paul,International encyclopedia of information and library science, 2nd  ed, New York : Routledge, 2003
10.Feather, Jhon and struges, paul,International encyclopedia of information and library science, 2nd  ed, New York : Routledge, 2003
11.Indonesia. Departemen Pendidikan Nasional. Undang- Undang  No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Jakarta: Depdiknas RI, 2003.
12.Koswara, E (ed) , Dinamika informasi dalam era global,  Bandung : IPI Jawa Barat, dan Remaja Rosdakarya, 1998 
13.Kremer, Jeannette. 1980. Information flow among engineer in a design company. Ph. D. Diss. University of Illinois at Urbana-Champaign, UMI 80-17965. 
14.Krikelas, James. 1983. Information seeking behavior : pattern and concepts. Drexel Library Quarterly, 19 (2) : 5-20.
15.Lasa Hs. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media, 2005.
16.Leckie, G.J; Pettigrew, K.E dan Sylvain, C. (1996). “Modelling the information seeking of professional: a general model derived from research on engineers, health care professionals, and lawyers”. Library Quarterly, 66(2): 161-193
17.Moores, Paul. (1981). “Information users changing expectation and needs”. Aslib proceedings. 33(3) 
18.Nicholas, David. 1996. Assesing information needs: tools and techniques. London: Aslib The Association for Information Management. 56 p. 
19.Nobel, Ruth L. ; Coughlin, Carol. 1997. Information seeking practices of Canadian Academic Chemist: a study of information needs and uses of resources in chemistry. Canadian Journal of Communication, 22 (3/4): 20-34.
20.Sutarno. Tanggung Jawab  Perpustakaan: dalam Mengembangkan Masyarakat Informasi, Jakarta: Panta Rei, 2005.