A.PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

MUNGKIN Anda pernah masuk ruang kerja seseorang yang lebih tepat disebut bak sampah. Habis, di meja kerja terlihat tumpukan map bercampur majalah, koran, rekening dan sebagainya. Belum lagi di bawah meja, atau disebelah meja, bertebaran buku, surat-surat masuk/keluar. Apa yang terlintas dalam benak Anda saat melihat “pemandangan macam itu? Pasti, antara lain, Anda jadi bertanya-tanya dalam hati, “Bagaimana dia bisa kerja kalau meja dan sekitarnya semrawut begitu? Apa iya dia tidak kerepotan kalau harus segera mencari surat-surat penting?” Mungkin tersirat pula kesan di pikiran kita, “wah, melihat meja dan ruang kerja yang berantakan dan penuh map itu, pastinya dia sibuk sekali. Buktinya, sampai tak sempat beres-beres. Tapi apakah benar demikian? Belum tentu!

Pernyataan di atas walaupun tidak terjadi di kantor Anda! Namun sampai saat ini tampaknya masalah kearsipan kurang mendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi. Hal ini dapat kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari: banyak kertas atau berkas arsip yang diletakkan di sembarangan tempat, dan tak terurus, bahkan sering ditemui dokumen/arsip tersebut diipergunakan oleh para pedagang (di pasar-pasar, warung-warung) sebagai pembungkus. Padahal dilihat dari segi waktu/tanggal pengeluarannya, berkas tersebut masih tergolong berkas yang masih baru.

Padahal sebagaimana diketahui bahwa kelangsungan hidup dan keberadaan organisasi serta menjamin kelangsungan kegiatan organisasi perlu dilakukan pengelolaan secara terprogram terhadap dokumen/arsip yang sangat penting sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas, alat bukti hukum, dan memori organisasi yang merupakan dokumen/arsip vital bagi suatu organisasi.

Kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan pengamanan arsip-arsip, tetapi juga dari segi sistem filing-nya, sehingga mengakibatkan arsip-arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

 

Salah satu kunci kelancaran organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib, dan efisien. Prinsipnya adalah bahwa semua informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya. Dengan kata lain arsip adalah penyimpanan dan penyusunan surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan pada suatu tempat yang tersendiri, sehingga setiap surat, dokumen atau laporan bilamana diperlukan dapat diketemukan dengan cepat dan mudah. Dengan kata lain filing (mengarsip surat) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Jadi, pekerjaan filing atau arsip bukan hanya menyimpan dan menyusun seluruh surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan secara teratur, tetapi pekerjaan itu meliputi juga mencarinya dan mengeluarkan dari arsip dalam waktu yang sesingkat-singkatnya.

Di samping itu perlu juga diperhatikan adalah pengetahuan tentang mana di antara arsip itu yang dikategorikan vital bagi kelangsungan hidup organisasi, dan mana arsip yang dikategorikan arsip tidak vital, sehingga jangan sampai arsip, kertas yang sebenarnya tidak berguna dikategorikan sebagai arsip vital. Kesalahan dalam menentukan arsip vital atau bukan akan menyebabkan kemungkinan instansi akan mengalami kerugian karena yang dilindungi bukan arsip vital. Oleh karena itu perlu dibentuk tim kerja. Kegiatan identifikasi meliputi kriteria arsip, analisis organisasi, pendataan, pengolahan hasil pendataan, penentuan dan pembuatan daftar arsip vital.

Dikatakan dokumen arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta dokumen asset (kekayaan) instansi seperti sertifiakt tanah, Bukti Pemilik Kenderaan Bermotor (BPKB), gambar gedung/ijin mendirikan bangunan (IMB), dokumen pengadaan barang/jasa, dan lain-lain. Apabila dokumen/arsip vital hilang, tidak dapat diganti dan akan mengganggu/menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi, bahkan dapat dituntut di muka pengadilan karena mengandung unsur sebagai alat pembuktian di pengadilan.

Selanjutnya untuk menjaga keamanan arsip tersebut, agar tidak hilang dan agar isi atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak, petugas arsip harus mengetahui persis mana saja arsip yang sangat vital bagi organisasinya, mana arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia, dan sebagainya. Oleh karena itu mengidentifikasi arsip vital sangat perlu untuk melakukan kegiatan pendataan penentuan arsip yang memenuhi kriteria sebagai arsip vital.

1.2 Tujuan Kearsipan

Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 3 mengatakan bahwa tujuan kearsipan ialah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.

Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap instansi harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.

a. Mudah dilaksanakan

Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya, pengambilannya maupun dalam pengembalian arsip-arsip.

b. Mudah dimengerti

Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana. Untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.

c. Murah/ekonomis

Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengakapan arsip.

d. Tidak memakan tempat

Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh sesuatu badan pemerintah atau swasta. Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan,bangunan atau gedung (gudang arsip), rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.

e. Mudah dicapai

Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan, apabla sewaktu-waktu diperlukan lagi.

f. Cocok bagi organisasi

Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.

g. Fleksibel atau luwes

Fleksibel atau luwes berarti sistem filing yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis, berkembang. Jangan sampai sistem filing yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan organisasi. Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.

h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang dsebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.

i. Mempermudah pengawasan

Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/ peralatan, misalnya, kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, atau kartu pinjam arsip atau out slip, dan sebagainya.

B. PEMBAHASAN

2.1 Arsip sebagai Juru Kunci

Kearsipan berperanan penting dalam administrasi, sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, mengambil keputusan, dan sebagainya

Meskipun kearsipan berperanan penting dalam administrasi ironisnya dewasa ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga cepat rusak, dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Padahal sebagai pusat ingatan, arsip sebagai dokumen yang sangat penting sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi. Dengan demikian dokumen tersebut dapat digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan. Arsip merupakan memori kolektif instansi, karena melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah atau keberadaan organisasi dari masa ke masa.

Namun dengan arsip yang bertumpuk di gudang arsip, sedangkan arsip tersebut bersifat dinamis, berkembang, dalam arti, arsip akan terus bertambah seirama dengan perkembangan organisasi yang bersangkutan. Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip tanpa diikuti dengan tatakerja dan peralatan kearsipan serta tenaga ahli dalam bidang kearsipan, menimbulkan masalah tersendiri yaitu akan membutuhkan ruang, lemari dan rak sebagai bagian dari arsip yang baik.

Atas dasar uraian tersebut di atas, masalah-masalah di bidang kearsipan dapat disebutkan secara terinci sebagai berikut.

1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.

2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.

3. Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusunan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.

4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.

5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.

6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

Dengan demikian dapat dikatakan lebih lanjut bahwa kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya terdapat pada sistem filing-nya, pemeliharaan dan pengamanannya saja, tetapi juga terdapat pada transfer, retention, disposal, dan lain-lainnya.

Transfer adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif ke arsip inaktif (tak aktif), karena arsip-arsip tersebut tidak digunakan lagi atau jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kegiatan perkantoran.

Retention adalah kegiatan menilai kegunaan arsip bagi suatu instansi, dan merencanakan sampai sejauh mana arsip-arsip tersebut dapat disimpan dalam tempat penyimpanan arsip yang tersedia.

Disposal adalah kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pemusnahan arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi sehingga arsip-arsip tersebut tidak perlu disimpan, baik di unit kearsipan maupun di pusat kearsipan (Arsip Nasional).

2.2 Penyimpanan Arsip

Di dalam suatu organisasi pasti memiliki arsip, dan arsip tersebut menjadi satu riwayat yang lengkap atas keberadaan organisasi. Di dalam literatur ada beberap sistem penyimpanan arsip yang berlaku saat ini, yakni (1) penyimpanan secara alfabetis (arsip disimpan menurut urutan abjad dari nama orang/organisasi yang tertera dalam tiap arsip); (2) penyimpanan menurut pokok soal (arsip disimpan menurut kelompok persoalan isi surat, yang kemudian diurutkan secara alfabetis); (3) penyimpanan menurut wilayah (arsip disimpan menurut pembagian wilayah, yang kemudian diurutkan secara alfabetis); (4) penyimpanan menurut nomor (arsip disimpan menurut nomor urut surat); dan (5) penyimpanan menurut kronologis (arsip disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada arsip). Kelima sistem tersebut dijelaskan sebagai berikut.

Sistem Abjad

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad. Penyimpanan arsip menurut abjad berarti arsip yang dihasilkan atau yang dibuat dan yang diterima oleh kantor/satker yang di dalamnya termuat nama-nama, seperti nama orang, nama organisasi, nama tempat atau nama wilayah, dalam urutan A sampai Z.

Untuk dapat menyusun nama-nama ini maka diperlukan sekali adanya peraturan-peraturan filing yang merupakan standar. Peraturan-peraturan ini dapat ditentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah ditentukan. Standar tentang peraturan-peraturan dimaksud telah ada, sehingga setiap organisasi tidak perlu bersusah payah menentukan lagi peraturan-peraturan yang diperlukan, karena hal ini tidak merupakan hal yang mudah.

Sistem Subjek

Apabila suatu kantor menginginkan mempergunakan sistem lain selain sistem alphabet, disebabkan karena kantor itu mengerjakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan, maka kantor itu dapat memilih sistem subjek untuk melaksanakan tugas-tugas filingnya. Masalah-masalah itu dikelompokkan menjadi satu subjek. Umpamanya, masalah-masalah di bawah “Kepegawaian” dan seterusnya. Selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan subsubjek dari pokok masalah (subjek), misalanya:

Kepegawaian,

Cuti,

Naik pangkat, dan seterusnya.

Sistem Geografis

Apabila dikehendaki untuk menyimpan surat atau bahan-bahan menurut daerah wilayah, maka dapat dipergunakan sistem geografis ini. Geografis dengan menggunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan, dimana pokok ini dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah yang dalam hal ini adalah kota-kota yang berada di dalam wilayah itu, dan selanjutnya baru dapat dikembangkan lebih lanjut dengan nama-nama dari para langganan atau nasabah-nasabah yang ada disetiap kota di daerah wilayah itu umpamanya:

Pontianak Malang Jakarta

Ahmad Parno Basuki

Bahrum Rahman Candra

Sistem Nomor

Adalah rangkaian angka tertentu yang dipergunakan untuk memberi tanda urutan pada suatu benda atau hal. Sistem nomor ini merupakan sistem kearsipan tidak langsung atauindirect filing system. Disebut tidak langsung karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan terlebih dahulu harus dibuat daftar kelompok masalah-masalah (daftar klasifikasi atau daftar indeknya), kemudian baru diberikan nomor-nomor kodenya. Sebagai contoh:

090 Perjalanan Dinas

091 Perjalanan Dinas Dalam Negeri

092 Perjalanan Dinas Luar Negeri

093 Perjalanan Dinas Tetap

094 Perjalanan Dinas Biasa

Sistem Kronologis

Sistem ini dipergunakan untuk filing bahan-bahan yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan itu. Surat-surat atau bahan yang datang lebih akhir ditempatkan paling depan/atas, tanpa melihat masalah atau perihal surat atau bahan. Hal ini dapat dilakukan apabila kegiatan surat menyurat dalam organisasi masih belum berjumlah banyak, sehingga masih dapat disatukan segala persoalan dalam satu file untuk setiap bulannya. Tetapi apabila kegiatan atau usaha dari organisasi itu sudah berkembang dan menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya juru arsip mempergunakan sistem yang lain yang akan lebih sesuai.

2.3 Penyusunan Arsip

Arsip mempunyai arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, serta merupakan bahan pertanggungjawaban terhadap generasi yang akan datang. Oleh karena itu perlu dilakukan upaya penyelamatan terhadap arsip-arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan.

Sampai kapankah arsip harus disimpan? Kalau semua arsip harus disimpan sampai selama-lamanya, maka setelah sekian tahun petugas arsip akan kewalahan menyediakan ruang untuk menyimpan arsip yang bertumpuk-tumpuk. Memang ada arsip-arsip tertentu yang sangat penting bagi organisasi/perusahaan sehingga harus tetap dipertahankan, namun tidak semua arsip harus disimpan selamanya. Secara berkala petugas arsip harus menentukan mana arsip yang masih berguna sehingga harus terus disimpan dan mana yang tidak lagi berguna sehingga bisa dibuang. Tindakan membuang arsip yang tidak berguna itu disebut penyusutan atau penghapusan arsip.

Pemusnahan atau disposal arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.

Dilihat dari jenis arsip berdasarkan fungsi, terdapat arsip dinamis, yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sedangkan arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.

Di samping itu arsip dinamis dibedakan atas: arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor; dan arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara:

1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing;

2. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;

3. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Menurut Arsip Nasiona RI penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip-arsip dari Unit Pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip. Pengertian penyusutan dan penghapusan arsip juga mencakup kegiatan-kegiatan pemindahan arsip dari pusat penyimpanan arsip suatu organisasi ke Arsip Nasional RI, termasuk pula kegiatan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan.

C. PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Arsip sebagai simbol pemersatu bangsa dan memberdayakan arsip sebagaI tulang punggung manajemen pemerintahan. Oleh karena itu, salah satu kunci kelancaran organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib, dan efisien. Prinsipnya adalah bahwa semua informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya.

Pekerjaan filing atau arsip bukan hanya menyimpan dan menyusun seluruh surat-surat tetapi pekerjaan itu meliputi juga mencarinya dan mengeluarkan dari arsip dalam waktu yang sesingkat-singkatnya.

Sebagai tulang punggung menejemen pemerintahan maka penyimpanan arsip harus mengikuti sistem penyimpanan arsip yang berlaku, yang pada prinsipnya baik penyimpanan, perawatan, penggunaan, dan pengamanannya sesuai dengan sistem kearsipan yang berlaku saat ini.

Oleh karena itu, sebagai juru kunci organiasasi/kantor, maka arsip sangat penting disimpan dan diamankan keberadaannya, karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban terhadap generasi yang akan datang. Bahkan dapat dikatakan sebagai juru kunci kedaulatan Negara Kesatuan Republik Indonesia.

3.2 Saran

Arsip dapat menjadi tolok ukur atau kinerja layanan publik di masing-masing satker. Pegawai pemerintah harus baik, cepat dan tepat melayani warganya, karena arsip menduduki tempat yang sentral di bidang pelaksanaan pelayanan sesuatu kantor kepada masyarakat. Oleh karena itu penyimpanan dan penyusunan surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan pada suatu tempat yang tersendiri, sehingga setiap surat, dokumen atau laporan bilamana diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

Selanjutnya untuk melaksanakan penataan arsip sebagaimana mestinya memberikan kesadaran kepada pegawai betapa pentingnya memel