| Suhardo Soerotani Arsiparis BPAD Provinsi DIY |
| A. PENDAHULUAN |
| Salah satu fungsi yang paling penting dalam perkantoran adalah Manajemen Arsip Dinamis. Arsip adalah informasi terekam (recorded information) yang merupakan bukti otentik aktivitas pelaksanaan fungsi organisasi. Dalam suatu kehidupan tentu tidak lepas dari arsip, karena arsip merupakan catatan aktivitas kehidupan yang terekam secara langsung dan melekat pada wujud aslinya. Oleh karena itu arsip memiliki karakteristik antara lain unik, otentik, syah, kredibel dan lengkap atau integrity. Pada setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta atau perusahaan, dapat dipastikan selalu menghasilkan arsip, sepanjang organisasi tersebut masih aktif melaksanakan fungsi dan tugasnya dan tentu saja arsip akan selalu tercipta terus menerus dalam setiap tahunnya. Semakin tinggi organisasi akan semakin besar perannya dan semakin banyak fungsinya. Organisasi yang mempunyai banyak fungsi tentunya arsip yang dihasilkan juga akan banyak, dan semakin banyak arsip yang dihasilkan akan semakin sulit dalam pengelolaannya. Dengan demikian memiliki peluang yang sangat besar terhadap hilang, rusaknya arsip ketika diperlukan. Oleh karena itu perlu adanya pengelolaan arsip yang baik. Tentu saja arsip tidak selalu disimpan selamanya. Arsip disimpan berdasarkan fungsinya yang memiliki nilai- nilai kegunaan bagi organisasi dimana terdapat jangka hidup arsip, atau dalam istilah manajemen kearsipan adalah daur hidup (Life cycle) Apabila dilihat dari fungsi kegunaannya, menurut Shelenberg fungsi arsip dibagi menjadi fungsi Primer dan Sekunder sedangkan Jacknision membagikan dalam fungsi administrative dan Historical. Sedangkan dari bahasa Belanda fungsi arsip terdiri dari dinamisch archief dan statisch archief. Karena Negara kita lama dijajah Belanda maka di Indonesia dikenal arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan fungsi primer sebagai tujuan utama diciptakan arsip yaitu kegunaan primer bagi organisasi. Arsip dan organisasi tidak dapat dipisahkan. Organisasi tidak akan dapat hidup apabila tanpa adanya arsip. Arsip mempunyai arti pen-ting bagi organisasi yaitu sebagai tulang punggung organisasi, sebagai bukti syah di pengadilan, sebagai memori organisasi, sebagai alat pengambilan keputusan bagi pimpinan organisasi, merupakan asset organisasi, sebagai sarana investigasi, sebagai darah kehidupan organisasi serta sebagai bukti sejarah. Arsip sebagai darah kehidupan organisasi, bahwa sepanjang organisasi masih hidup tidak akan lepas dari arsip-arsip yang dihasilkan. Arsip disini diibaratkan darah mengalir karena arsip berkaitan erat dengan fungsi organisasi, sehingga hilangnya arsip dapat mengakibatkan berhentinya fungsi organisasi. Menurut Suzan Diamon bahwa di Amerika banyak 40 % perusahaan tidak dapat mengoperasionalkan kembali dikarenakan kehi-langan dokumen/arsip-arsipnya yang dikarenakan musibah kebakaran sehingga dalam jangka waktu cukup lama perusahaan aktivitasnya terhenti. Dalam fungsi sekunder, arsip mempunyai fungsi berkelanjutan yaitu ketika masa dinamis berakhir ternyata arsip memiliki nilai-nilai kesejarahan yang dapat dimanfaatkan bagi masyarakat luas untuk studi kesejarahan. Tentusaja arsip diciptakan tidak untuk kepentingan sejarah. Namun ketika arsip tersebut sudah tidak digunakan oleh organisasi pencipta arsipnya atau lebih dikenal sebagai creating agency arsip memiliki nilai-nilai kesejarahan (historical value). |
| Halaman 1 |
|
|
| |
| Sebuah perusahaan maupun perkantoran baik swasta maupun pemerintah, tentu akan kacau apabila hanya mengandalkan memorinya untuk memelihara setiap transaksi. Arsip dinamis dalam istilah asingnya dikenal sebagai records menurut Betty R. Ricks, dalam bukunya yang berjudul Information and Image Management adalah : “Recorded information, regardless of medium or characteristic, made or received by an organization that is useful in the operation of the organization” yang artinya kurang lebih adalah “Informasi terekam baik dalam bentuk media atau karakteristik apapun, baik yang dibuat atau yang diterima oleh suatu organisasi, yang dapat dimanfaatkan untuk operasional organisasi. Definisi tersebut terdiri kata “Recorded Information” yang maksudnya bahwa arsip merupakan suatu catatan yang merekam langsung suatu transaksi dari aktivitas pelaksanaan fungsi organisasi yang melekat sesuai wujud aslinya. “Regardless of medium or characteristic”, yaitu dokumen/ catatan tersebut dapat terekam ke dalam berbagai bentuk media dan bermacam karakteris-tik informasi apapun. “Bentuk media” bisa dalam bentuk kertas dan non kertas dan “karakteristik informasi” bisa dalam bentuk tekstual, non tekstual yaitu gambar gerak, gambar diam, simbul-simbul dsb. “Made or received by an organization” baik yang dibuat maupun diterima oleh suatu organisasi, ini adalah ketika aktivitas berlangsung muncul sebuah proses transaksi suatu organisasi yang selanjutnya menghasilkan arsip/dokumen. Arsip dinamis terbagi dalam dua fungsi yaitu fungsi dinamis aktif atau dikenal sebagai File yang tersimpan di central file atau unit kerja dan fungsi dinamis inaktif atau Records yang tersimpan di Records Center atau Pusat Arsip/Unit Kearsipan. Arsip memiliki keragaman informasi dan bentuk yang masing-masing memiliki kegunaan yang berbeda, mereka harus melalui daur hidupnya. Menurut Mina.M.Johnson, Ph.D,Prof. dalam bukunya Records Management Daur hidup arsip sebagai berikut : |
| 7 |
| Archival Storage or Disposition |
| Creation |
| 1 |
| 2 |
| Classification |
| Transfer |
| 6 |
| 5 |
| Storage |
| Purging or Retention |
| 4 |
| Retrieval |
| 3 |
| Ketika surat diketik kedalam format yang telah dirancang, cek ditulis, pamphlet dicetak selanjutnya arsip tercipta (created). Apabila arsip tersebut telah siap disimpan dalam beberapa waktu, arsip tersebut harus diklasifikasikan (classified) menurut filing systemnya sehingga arsip dapat disimpan (stored). Setelah arsip disimpan, suatu permintaan arsip untuk dapat ditemukan kembali sehingga arsip yang tersimpan dalam file harus mudah ditemukan kembali (retrieved). Apabila kegunaan arsip dalam jangka waktu pendek, arsip dapat disingkirkan (purged), apabila usia arsip lebih lama, arsip harus ditentukan masa simpannya (retention). Setelah ditentukan periode waktu simpan arsip yang telah berlalu atau yang jarang digunakan harus dipindahkan (transfer) ke lain tempat (Pusat Arsip). Pada akhirnya, dalam setiap tahunnya harus ditetapkan arsip yang harus dibuang atau dimusnahkan dan yang harus disimpan selamanya atau permanen (arsip statis atau archives). |
| Halaman 2 |
|
|
| dinamis yaitu life cycle model dan Records continuum. Life cycle model dikembangkan pada awal tahun 1970-an dan dipergunakan di banyak Negara Eropa dan Amerika. Pada prinsipnya life cycle merupakan daur hidup sejak masa penciptaan sampai pada pemusnahan. Sedangkan records continuum dikembangkan pada tahun 1980-an oleh Sue McKemmish dan Frank upward di Australia. Model ini membagi tahap arsip kedalam empat (4) dimensi : |
| DIMENSI 1 |
| Proses penciptaan dokumen oleh orang?orang yang berwenang sebagai hasil dari kegiatan organisasi |
| Dokumen?dokumen tersebut direkam sebagai arsip untuk suatu kegiatan unit kerja |
| Arsip tersebut memperlihatkan fungsi yang mengorganisasikan memori suatu organisasi |
| Arsip sudah merupakan arsip lembaga yang ditujukan sebagai memori kolektif atau memori bersama |
| DIMENSI 2 |
| DIMENSI 3 |
| DIMENSI 4 |
| Dari berbagai pandangan tersebut di atas, daur hidup dapat disederhanakan dalam tiga (3) fase yaitu fase penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan. Fase-fase tersebut merupakan suatu system yang didalamnya terdapat sub-sub system dan sub-sub system tersebut saling terkait satu sama lain yang membentuk total system. Fase penciptaan merupakan embrio atau proses awal terciptanya arsip. Menurut Betty R Ricks fase ini akan menentukan ‘perjalanan hidup’ arsip selanjutnya. Fase penciptaan ini merupakan ‘cikal bakal’ suatu informasi akan menjadi arsip atau tidak. Untuk kelancaran pada fase penciptaan ini, diperlukan beberapa sub system yaitu management formulir, manajemen korespondensi, |
