Pelayanan merupakan unsur utama dalam pencapaian suatu keberhasilan organisasi perpustakaan disebabkan bagian inilah yang berhubungan langsung dengan pengguna dalam penyebaran informasi serta pemanfaatan jasa dan fasilitas yang ada di perpustakaan. Banyak argumentasi yang menyatakan bahwa layanan perpustakaan merupakan titik sentral kegiatan perpustakaan. Dengan kata lain, perpustakaan identik dengan layanan karena tidak ada perpustakaan jika tidak ada kegiatan layanan.

Menurut Lasa Hs. (1994: 122), pelayanan pepustakaan mencakup semua kegiatan pelayanan kepada pengguna yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna perpustakaan. Kegiatan pelayanan kepada pengguna perpustakaan merupakan pelayanan yang diberikan oleh suatu perpustakaan untuk menyebarkan informasi dan pemanfaatan koleksi. Pengguna perpustakaan tidak hanya menginginkan pelayanan yang diberikan pihak perpustakaan saja, tetapi juga menginginkan pelayanan tersebut dalam jumlah dan kualitas yang memadai.

Sejalan dengan pendapat di atas, Rahayuningsih (2007: 85), menyatakan pelayanan perpustakaan merupakan kegiatan memberikan layanan informasi kepada pengguna perpustakaan dengan menggunakan prinsip-prinsip dasar:

(1) pelayanan bersifat universal, layanan tidak hanya diberikan kepada individuindividu tertentu, tetapi diberikan kepada pengguna secara umum,

(2) pelayanan

berorientasi pada pengguna, dalam arti untuk kepentingan para pengguna, bukan kepentingan pengelola,

(3) menggunakan disiplin, untuk menjamin keamanan dan kenyamanan dalam memanfaatkan perpustakaan,

(4) sistem yang dikembangkan mudah, cepat, dan tepat.

Kegiatan perpustakaan yang langsung dirasakan oleh pengguna adalah pelayanan, karena pelayanan dianggap sebagai ujung tombak perpustakaan (Soeatminah, 1992: 129). Layanan perpustakaan merupakan tolak ukur keberhasilan sebuah perpustakaan. Hal itu karena kegiatan layanan merupakan kegiatan yang mempertemukan langsung antara petugas dengan pengguna

perpustakaan sehingga penilaian pengguna akan muncul ketika kegiatan layanan tersebut dilangsungkan. Menurut Soeatminah (1992: 17), pelayanan dikatakan baik apabila dilakukan dengan:

(1) cepat, artinya untuk memperoleh layanan, orang tidak perlu menunggu terlalu lama,

(2) tepat waktu, artinya orang dapat memperoleh kebutuhan tepat pada waktunya,

(3) benar, artinya pustakawan membantu perolehan sesuatu sesuai dengan yang diinginkan. Maka dari itu pelayanan di perpustakaan ideal nya dapat lebih memikat, bersahabat, cepat, dan

akurat, ini berarti orientasi pelayanan perpustakaan harus didasarkan pada kebutuhan pengguna, antisipasi perkembangan teknologi informasi dan pelayanan yang ramah, dengan kata lain menempatkan pengguna sebagai salah satu faktor.

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan perpustakaan adalah seluruh kegiatan pelayanan yang berupa pemberian informasi dan fasilitas perpustakaan kepada pengguna dengan cepat, tepat waktu, dan benar.

Oleh karena itu pemberian pelayanan kepada pengguna merupakan tujuan dari setiap alur kerja yang terdapat pada perpustakaan, sehingga pengguna mendapatkan informasi yang tepat sesuai kebutuhan dan dapat memanfaatkan fasilitas yang disediakan di perpustakaan. Dengan kata lain, pelayanan yang ada di perpustakaan harus berorientasikan kepada kebutuhan pengguna.

2. Jenis Pelayanan Perpustakaan

 

Dalam dunia perpustakaan dikenal dua macam layanan perpustakaan, yaitu layanan teknis dan layanan pengguna. Menurut Ridwan Siregar (2004: 152), pelayanan perpustakaan meliputi:

a. pelayanan teknis, yang mencakup kegiatan pengadaan, pengatalogan dan perawatan koleksi. Prosedur dan mekanisme kerja dari kegiatan tersebut harus dirumuskan dengan baik agar pekerjaan pembinaan koleksi dapat berjalan dengan lancar. Standar-standar pengolahan harus ditetapkan, dan peralatan-peralatan serta bahan-bahan yang diperlukan untuk itu harus disediakan.

b. pelayanan kepada pengguna, yang mencakup kegiatan antara lain peminjaman dan keanggotaan, bantuan atau bimbingan penggunaan bahan pustaka, layanan penelusuran dan silang layang. Untuk kelancaran pelayanan pengguna, harus ditetapkan jam buka perpustakaan, peraturan penggunaan bahan pustaka dan prosedur serta mekanisme setiap jenis pelayanan yang ditawarkan. Untuk keperluan pengembangan, data pelayanan harus dikumpulkan setiap saat.

Menurut Mulyani AN (1983: 119), jenis pelayanan yang dapat diberikan kepada pengguna jasa perpustakaan yaitu:

(1) pelayanan sirkulasi,

(2) pelayanan

referensi,

(3) pelayanan jam perpustakaan. Sedangkan menurut Darmono (2001: 141), pelayanan perpustakaan terbagi menjadi tiga yaitu:

(1) layanan peminjaman

bahan pustaka (layanan sirkulasi),

(2) layanan referensi,

(3) layanan ruang baca.

Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa dalam pelayanan perpustakaan terdapat beberapa jenis layanan yang mencakup beberapa kegiatan untuk mendukung kelancaran dan kemudahan pengguna dalam memanfaatkan perpustakaan, dimana setiap kegiatan yang ada dilakukan sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan.

3. Sistem Pelayanan Perpustakaan

 

Agar pengguna jasa perpustakaan mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan dengan baik, kiranya perlu ditentukan sistem pelayanan yang jelas.

Dengan adanya sistem, pengguna akan mengetahui peraturan dan tata tertib yang berlaku, sehingga petugas perpustakaan dan pengguna akan mengetahui hak dan kewajiban masing-masing. Menurut Rusina Sjahrial Pamuntjak (2000: 101), “Sistem pelayanan pengguna pada perpustakaan umumnya dapat dilaksanakan melalui dua cara diantaranya, pelayanan dengan sistem terbuka (opened cccess) dan pelayanan dengan sistem tertutup (closed access)”. Hal tersebut sesuai dengan pendapat Syihabuddin Qalyubi (2007: 222), yang menyatakan bahwa pelayanan di perpustakaan lazimnya menggunakan dua sistem, yaitu terbuka (open access) dan

tertutup (closed access). Untuk perpustakaan yang koleksinya masih sederhana atau sedikit, maka sistem yang baik digunakan adalah sistem pelayanan tertutup.

Sebaiknya untuk koleksi yang banyak maka digunakan sistem layanan terbuka.

 

a. Sistem Layanan Terbuka ( Open Access)

Sistem layanan terbuka merupakan bagian dari sistem pelayanan perpustakaan. Pada perpustakaan tinggi yang melayani sivitas akademika dan koleksi yang banyak biasanya menggunakan sistem layanan terbuka. Menurut Soeatminah (1992: 139), layanan terbuka adalah sistem layanan yang memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi untuk

melihat, membuka-buka pustaka dan mengambilnya dari tempat penyimpanan untuk dibaca di tempat atau dipinjam untuk dibawa pulang. Sedangkan menurut Darmono (2001: 139), sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi perpustakaan. Tidak jauh berbeda dari pendapat kedua ahli tersebut, menurut Syihabuddin Qalyubi (2007: 222), “Sistem terbuka membebaskan pengunjung ke tempat koleksi perpustakaan dijajarkan. Mereka dapat melakukan browsing atau membuka-buka, melihat-lihat buku, mengambil sendiri. Ketika bahan tersebut tidak cocok mereka dapat memilih bahan lain yang hampir sama atau bahkan berbeda”.

Agar pengguna pelayanan perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan dengan baik maka pengguna perlu mengerti sistem ini karena tanpa mengerti sistem ini pengguna akan berputar-putar mengelilingi rak-rak buku hanya untuk menemukan satu judul buku misalnya. Selain itu ada beberapa kelebihan dan kelemahan dari sistem ini. Menurut Lasa Hs (2008: 214), beberapa kelebihan sistem layanan terbuka antara lain, kartu katalog tidak segera rusak, menghemat tenaga, lebih banyak judul koleksi yang diketahui, dan kecil sekali kemungkinan terjadi kesalahpahaman antara petugas dan pengguna.

 

Sedangkan kekurangannya antara lain frekuensi kerusakan koleksi lebih besar, perlu ruangan yang luas, susunan koleksi tidak teratur, dan pengguna baru sering bingung.

Selain itu menurut Syihabuddin Qalyubi (2007: 222), keuntungan sistem terbuka yaitu pengguna dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi sehingga mendapatkan pengetahuan yang beragam) dan tenaga yang dibutuhkan tidak banyak. Kemudian kelemahan dari sistem ini yaitu pengguna banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula sehingga koleksi bercampur aduk, petugas setiap hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku yang salah letak dan kehilangan koleksi relatif besar.

Dari uraian pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam sistem layanan terbuka perpustakaan memberi kebebasan kepada pengguna secara langsung dalam mencari, memilih, dan menentukan koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya. Namun dengan berbagai kelebihan yang ada pada sistem ini masih terdapat beberapa kekurangan dalam menjalankan sistem layanan terbuka tersebut.

 

b. Sistem Layanan Tertutup (Closed Access)

Sistem layanan tertutup merupakan pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Pengunjung memilih koleksi yang ingin dipinjamnya melalui katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat diminta pada petugas untuk mengambilkannya (Soeatminah, 1992:

131). Pendapat lain mengenai sistem layanan tertutup, Lasa Hs (1994: 5)

menyatakan bahwa sistem layanan tertutup adalah suatu layanan yang tidak

memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi

perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar/katalog

yang tersedia, koleksinya akan diambil oleh petugas.

Dari penjelasan di atas hampir sama dengan pemaparan Syihabuddin

Qalyubi (2007: 223), yang menyebutkan bahwa di dalam sistem tertutup

pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun

mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau

meminjam melalui petugas yang akan mengambilkan bahan pustaka untuk para

pengunjung.

27

Dalam sistem layanan tertutup juga memiliki beberapa keuntungan dan

kerugian dalam pelaksanaannya. Kelebihan sistem ini, antara lain daya tampung

koleksi lebih banyak, susunan koleksi lebih teratur, kerusakan dan kehilangan

koleksi relatif lebih sedikit, dan tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi.

Sedangkan kekurangan sistem ini, antara lain memerlukan banyak energi ( tenaga

kerja), terdapat sejumlah koleksi yang tidak dikenal pengguna, dan sering terjadi

kesalahpahaman antara petugas dan pengguna (Lasa Hs, 2008:214). Sedangkan

menurut Syihabuddin Qalyubi (2007: 223), kelebihan sistem tertutup yaitu koleksi

akan tetap terjaga kerapiannya dan koleksi yang hilang dapat diminimalkan.

Selanjutnya kelemahan dari sistem ini antara lain banyak waktu yang diperlukan

untuk memberikan pelayanan, banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi

formulir dan menunggu bagi yang mengembalikan bahan pustaka serta pengguna

tidak dapat browsing.

Berdasarkan pernyatan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem

layanan tertutup adalah sistem layanan yang tidak memberikan kebebasan para

pengguna dalam mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan, akan tetapi melalui

bantuan petugas perpustakaan.

D. Pelayanan Sirkulasi

1. Pengertian Pelayanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi merupakan tempat masuk dan keluarnya bahan pustaka.

Pada bagian inilah yang mendominasi semua kegiatan yang terdapat pada

perpustakaan. Dalam ilmu perpustakaan, pelayanan sirkulasi sering juga disebut

dengan pelayanan peminjaman dan pengembalian pustaka. Namun, sebenarnya

28

pengertian sirkulasi ini mencakup pengertian yang lebih luas, yakni semua bentuk

kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, dan penggunaan koleksi

dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan

(Lasa Hs, 2008: 213).

Menurut Rusina Sjahrial Pamuntjak (2000: 97), peminjaman buku atau

sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca

didalam perpustakaan maupun dibawah keluar perpustakaan. Sementara

Noerhayati (1987: 120), menyebutkan sirkulasi berupa kegiatan pelayanan

pencatatan dalam pemanfaatan dan penggunaan koleksi bahan pustaka dengan

tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna.

Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama

kali berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan. Menurut Martoatmojo

Karmidi (1998: 43), betapapun besar koleksi yang dimiliki oleh sebuah

perpustakaan, tetapi kalau sirkulasi dan pelayanannya tidak lancar atau hanya

sedikit saja dalam memanfaatkannya, maka kecil sajalah arti perpustakaan

tersebut. Namun sebaliknya jika kegiatan yang dilakukan oleh bagian sirkulasi

lancar dan aktif maka perpustakaan tersebut boleh dikatakan baik.

Dari beberapa uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi

adalah kegiatan pelayanan jasa perpustakaan yang berhubungan dengan

peminjaman dan pengembalian bahan pustaka agar dapat dimanfaatkan dan

digunakan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa

perpustakaan.

29

2. Tujuan Pelayanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan

karena berhubungan dengan peredaran koleksi. Pelayanan sirkulasi memerlukan

sistem yang efisien dan mudah dijalankan yang bertujuan agar pengguna dapat

bertransaksi dengan cepat dan maksimal dalam layanan. Menurut Lasa Hs

(2008: 213), tujuan dari pelayanan sirkulasi antara lain: (1) agar para pengguna

mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan secara optimal, (2) agar mudah

diketahui identitas peminjaman, buku yang dipinjam dan waktu pengembalian,

(3) untuk menjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang ditentukan, (4)

untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi suatu perpustakaan, (5)

untuk mengontrol jika terdapat pelanggaran.

Tujuan pelayanan sirkulasi menurut Rusina Sjahrial Pamuntjak (2000: 99),

yaitu supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal

mungkin, mudah untuk mengetahui identitas peminjam koleksi tersebut,

terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas, diperoleh data

kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi dan

apabila terjadi pelanggaran dapat segera diketahui.

Berdasarkan pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa tujuan

pelayanan sirkulasi antara lain agar koleksi yang ada dapat dimanfaatkan secara

maksimal oleh pengguna, identitas peminjam dapat diketahui secara pasti agar

pengembalian pinjaman lebih terjamin, dan untuk mengontrol jika terjadi

pelanggaran oleh pengguna pelayanan sirkulasi.

30

3. Fungsi Pelayanan Sirkulasi

Fungsi pelayanan sirkulasi berkaitan erat dengan kegiatan yang dilakukan

pada bagian sirkulasi tersebut. Jika fungsi pelayanan sirkulasi berjalan dengan

baik maka kegiatan yang ada pada bagian sirkulasi menjadi semakin lancar dan

baik pula. Adapun fungsi pelayanan sirkulasi menurut Sulistyo Basuki

(1991: 257), yaitu: (1) mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan,

(2) pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri

anggota perpustakaan, (3) meminjamkan serta mengembalikan buku, dan

memperpanjang waktu peminjaman, (4) menarik denda bagi buku yang terlambat

dikembalikan, (5) mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum

dikembalikan pada waktunya, (6) tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku,

khususnya buku hilang atau rusak, (7) bertanggung jawab atas segala berkas

peminjaman, (8) membuat statistika peminjaman, (9) peminjaman antar

perpustakaan, (10) mengawasi urusan penitipan tas, jas, jaket, mantel, dan

sebagainya milik pengunjung perpustakaan, (11) tugas lainnya terutama yang

berkaitan dengan peminjaman.

Selain itu terdapat pendapat yang hampir sama dengan pendapat di atas,

Syihabuddin Qalyubi (2007: 221), menyatak