I. IDENTITAS PROYEK
| Nama | MEWUJUDKAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN BERBASIS INFORMASI TEKNOLOGI DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN KAMPAR | |
| Deskripsi | Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar menjalankan tugas pemerintahan dibidang perpustakaan dan kearsipan dan bertanggung jawab langsung kepada Bupati Kampar melalui Sekretaris Daerah. Pelayanan Perpustakaan Kabupaten Kampar selama ini terkesan lamban, belum maju maka kepada pegawai pelayanan perpustakaan dan Kearsipan dengan menggunakan aplikasi baru Integrated Library System (INLIS) diharapkan memberikan pelayanan kepada masyarakat umum, pelajar dan mahasiswa yang lebih baik dan lebih profesional. Dalam jangka panjang SDM masyarakat Kampar akan maju sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. | |
| Sponsor | Sekda Kab. Kabupaten Kampar dalam hal ini diwakili oleh Kepala Badan Penyuluhan Ketahanan Pangan Kabupaten Kampar | |
| Project Leader | Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar (Eselon III) | |
| Sumber Daya Tim | Keputusan Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip tentang pembentukan Tim Pelayanan Perpustakaan dengan sistem INLIS | 1. Sekda Kab Kabupaten Kampar sebagai penanggung jawab Kebijakan. (diwakili oleh Kepala Badan Penyuluhan Ketahanan Pangan) 2. Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip sebagai penanggung jawab teknis dan pelaksana kegiatan. 3. Kasi Pelayanan Perpustakaan dan Akuisisi sebagai sekretaris pelaksana. 4. Kasubbag Tata Usaha dan Kepala Seksi Perencanaan sebagai anggota. 5. Seluruh Staf Seksi Pelayanan Perpustakaan sebagai anggota. |
II. LATAR BELAKANG (BURNING FLATFORM)
1. Kondisi pelayanan Perpustakaan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabuapten Kampar sangat memprihatinkan, terkesan belum maju. Masih menggunakan sistem manual, kartu anggota bersifat biasa dan pencatatan pinjam meminjam buku menggunakan buku catatan dan sering bermasalah, antrian panjang pelajar atau pengunjung perpustakaan selalu membuat mereka kecewa. Peristiwa ini sudah berlangsung sejak perpustakaan ini berdiri tahun 2009 sampai hari ini, hanya tersedia buku-buku Perpustakaan secara biasa, belum memiliki Perpustakaan Elektronik, keluhan pengunjung selama ini belum ditindak lanjuti, bahkan sudah mendapat teguran dan arahan secara lisan dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ketika dikunjungi oleh Bapak Drs. Sudirwan Hamid, M.Si (Pustakawan Utama), namun selama ini belum dilakukan perubahan.
2. Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar adalah Kantor yang sangat strategis berada ditengah Kota dan tidak jauh dari 3 Sekolah Menengah Pertama (SMP), 3 Sekolah Menengah Atas (SMA) dan 2 Perguruan Tinggi serta di apit oleh beberapa Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), oleh karena itu ia selalu dikunjungi oleh Pelajar, Mahasiswa dan Umum.
3. Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar adalah membantu Bupati Kampar dalam bidang Perpustakaan dan Arsip, dan ia bertanggung jawab penuh kepada Bupati Kampar melalui Sekretaris Daerah, selama ini terkesan belum maju dalam Pelayanan Perpustakaan dan belum menindaklanjuti banyak keluhan masyarakat (dalam hal ini pengunjung Perpustakaan).
Melihat kondisi ini kami merasa terpanggil untuk segera menyelesaikan persoalan yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip selama ini, dari beberapa Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip sebelumnya tidak dilakukan perubahan diatas. Perubahan yang akan kami lakukan adalah menggunakan Aplikasi Modern yang disebut Integrated Library System (INLIS) dan penyediaan fasilitas Electronik Library, sejalan dengan itu dilakukan pelatihan penguasaan kepada Pelayan Perpustakaan untuk menguasai teknologi baru tersebut. Dampak kepada masyarakat luas atau pengunjung perpustakaan adalah memiliki rasa kepuasan karena perubahan diatas.
III. TUJUAN
Jangka Pendek :
1. Terlaksananya pengalihan pelayanan perpustakaan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar selama masa diklat Kepemimpinan Tingkat III.
2. Tertanganinya 90% masalah perubahan sistem pelayanan manual ke pelayanan modern secara terus menerus dalam tahun 2014.
Jangka Menengah :
Menurunnya tingkat keluhan pengunjung perpustakaan khususnya dan masyarakat umumnya dari 75% menjadi 5% pada tahun 2015.
Jangka Panjang :
1. Terwujudnya sumber daya manusia pelayanan perpustakaan yang profesional dan modern.
2. Terwujudnya sumber daya manusia yang tinggi di kalangan masyarakat Kabupaten Kampar
IV. MANFAAT
1. Menurun tingkat keluhan masyarakat pengunjung perpustakaan atas pelayanan manual yang terkesan belum maju dari 75% menjadi 5%.
2. Terwujudnya sumber daya manusia pelayanan perpustakaan yang profesional dan modern.
3. Terwujudnya sumber daya manusia yang tinggi dikalangan masyarakat Kabupaten Kampar akibat membaca.
V. RUANG LINGKUP / SASARAN PERUBAHAN
1. Keputusan Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar tentang pembentukan Tim Pelayanan Perpustakaan yang profesional.
2. Penandatanganan perjanjian kerja sama (MOU) tentang Sistem Aplikasi INLIS oleh Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar dengan Pihak Konsultan INLIS.
VI. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES) / KONDISI YANG DIHARAPKAN
| Nama | Diskripsi |
| 1. Keputusan Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar tentang pembentukan Tim Pelayanan Perpustakaan yang profesional
| Keputusan Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar tentang pembentukan Tim Pelayanan Perpustakaan yang profesional, diikuti dengan dokumen pengadaan alat-alat Informasi Teknologi dan Aplikasi INLIS |
| 2. Penandatanganan perjanjian kerja sama (MOU) tentang Sistem Aplikasi INLIS oleh Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar dengan Pihak Konsultan INLIS dan Electronik Library
| Pegawai pelayanan perpustakaan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar menjadi pelayan perpustakaan yang profesional. Pengunjung perpustakaan akan mendapat kepuasan pelayanan. Sumber daya manusia Kabupaten Kampar akan meningkat. |
VII. PENTAHAPAN (MILESTONES)
| No | Tahap Utama | Waktu
|
| 1. | Melaporkan ide pengalihan pelayanan manual ke pelayanan digital kepada Sekda Kab. Kampar | 22 Mei 2014 |
| 2. | Pembentukan Tim persiapan pengalihan pengelolaan pelayanan perpustakaan | 22 Mei 2014 |
| 3. | Rapat menjelaskan perubahan pelayanan kepada staf pelayanan perpustakaan | 23 Mei 2014 |
| 4. | Pemasangan jaringan LAN pada Komputer-komputer pelayanan dan pengadaan alat-alat yang diperlukan | 26 Mei 2014 |
| 5. | Penandatangan MOU dengan pihak Konsultan | 26 Mei 2014 |
| 6. | Pemasangan Aplikasi INLIS pada komputer jaringan pelayanan | 26 Mei 2014 |
| 7. | Pembuatan tanda elektronik pada buku-bukuperpustakaan terbaru (pengadaan buku tahun 2014) dan pendataan seluruh judul buku yang ada pada komputer sistem | 26 Mei s/d 31 Agustus 2014 |
| 8. | Pengadaan paket e-library dan komputer pengunjung sebanyak 15 unit pada APBD perubahan | 1 September 2014 |
| 9. | Uji coba pemakaian sistem INLIS dan E-Library | 1 s/d 5 September 2014 |
| 10. | Pelayanan menggunakan sistem baru kepada pengunjung / umum | 5 September s/d 31 Desember 2014 |
| 11. | Evaluasi dan Akreditasi dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia | Akhir Desember 2014 |
VIII. TATA KELOLA
|
|
|
|
IX. ANGGARAN
Sumber dana dari APBD Kabupaten Kampar sebesar Rp. 275.000.000,-
X. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS
1. Sekretaris Daerah Kabupaten Kampar
2. Ka. Badan Penyuluhan Ketahanan Pangan
3. Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar
4. Kasubbag Tata Usaha
5. Konsultan INLIS dan E-Library
6. Kasi Pelayanan dan Akuisisi Perpustakaan
7. Kasi Program dan Perencanaan
8. Evaluator Program (Tim Akreditasi)
9. Tenaga Ahli dari Perpustakaan Nasional RI
XI. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
1. Kemampuan manajemen pelayanan perpustakaan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar masih rendah, terutama tentang penggunaan teknologi baru.
2. Sarana menuju pelayanan aplikasi modern belum memadai.
3. Perlu waktu untuk mendapatkan dukungan dari seluruh Stakeholders Perpustakaan.
XII. RESIKO
Kemungkinan terjadinya kelambanan menunggu penyelesaian data dan pengadaan alat-alat baru dalam APBD perubahan.
