MEWUJUDKAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN BERBASIS INFORMASI TEKNOLOGI DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN KAMPAR

 

 

 

 

 

DISUSUN OLEH :

 

H. NURHADI, M. Pd

NDH : 21

 

 

 

 

PUSDIKLAT KEMENDAGRI REGIONAL BUKITTINGGI

2014

KATA PENGANTAR

 

Alhamdulillahirobbil alamin, bersyukur kita kepada Allah SWT, makalah proposal breakthrought II Laboratorium Kepemimpinan Tingkat III angkatan 3 proyek perubahan atas nama penulis selesai dilaksanakan dengan baik. Proyek perubahan berjudul “ Mewujudkan Pelayanan Perpustakaan dan Kearsipan Berbasis Informasi Teknologi di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar”. Judul ini didapat setelah melihat kepentingan tugas pokok dan fungsi kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar.

Selama penyusunan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada Coach bapak Drs. H. Tarmizi. M,Si dan mentor Bapak Ir. Aliman Makmur. Msi , Evaluator bapak Drs. Irwandi, M.Si, Kepala Pusdiklat dan pegawai Pusdiklat regional Bukittinggi, pegawai Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar dan teman teman se angkatan dalam Pusdiklat PIM III angkatan 3 yang semuanya banyak membantu melalui diskusi dan seminar kelompok untuk kesempurnaan laporan proyek perubahan ini.

Dalam penulisan penulis juga telah melakukan serangkaian proses mulai dari studi literatur sampai dengan benchmarking to best practice di Pemerintahan Kota Surabaya dan diskusi diskusi perbaikan dan seminar di Pusdiklat Baso . Konsep proyek perubahan didukung oleh pemerintah Daerah Kabupaten Kampar melalui mentor yang ditunjuk oleh Bapak Sekretaris Daerah dan tentunya menjadi tanggung jawab penulis kepada pihak atasan tersebut dalam pelaksanaanya.

Kepada para pembaca tulisan ini , penulis mengharapkan kritik dan saran demi perbaikan tulisan dan pelaksanaan proyek perubahan dilapangan. Semoga Allah memberkati dan meredhoi kegiatan ini. Amin amin yarobbal alamin.

 

Bangkinanag, 10 September 2014

Penyusun

 

H. NURHADI. M,Pd

NDH : 21

 

 

 

 

 

 

( i )

DAFTAR ISI

 

KATA PENGANTAR……………………………….………………..i

DAFTAR ISI………………………………………….……………….ii

DAFTAR TABEL…………………………………….………………iii

DAFTAR GAMBAR…………………………………………………iv

DAFTAR LAMPIRAN……………………………….……………….v

DAFTAR SINGKATAN……………………………………………...vi

DAFTAR PENGERTIAN………………………………………… . . vii

BAB I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang……………………………………………….1

B. Tujuan Proyek Perubahan……………………………………2

C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan…………………………..3

D. Standar/ Kriteria Keberhasilan………………………….. . …3

BAB II. DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK

A. Pelaksanaan Tiap Tahapan Kegiatan ………………………………. …..4

B. Analisis Stakeholders Internal & Eksternak,

Peran dan Pengaruhnya…………………………………………… . ….5

C. Kendala-Kendala Internal dan Eksternal………………………………. 8

BAB III. KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan….………………………………………….. .…9

B. Saran-Saran..…………………………………………… …..9

 

REFERENSI……………………………….……………………. ….11

LAMPIRAN-LAMPIRAN

A. Proyek Charter……………………………………………...19

B. Foto-Foto Dokumen Pendukung……………………………25

 

 

 

 

( ii )

 

DAFTAR TABEL

 

1. Tabel 1 : Daftar buku perpustakaan umum kabupaten Kampar, proyek pengadaan dari tahun 2008 s/d 2014

2. Tabel 2 : Daftar buku buku pada perpustakaan desa se kabupaten Kampar

3. Tabel 3 : Milestones Proyek Perubahan

4. Tabel 4 : Analisis Stakeholders

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

( iii )

DAFTAR GAMBAR

 

1. Gambar 1 : Rapat soialisasi tentang Proyek Perubahan

2. Gambar 2 : Pengerjaan barcode buku oleh team perubahan

3. Gambar 3 : Gambar alat alat Komputer yang sudah memiliki jaringan LAN

4. Gambar4 : Gambar Kartu elektronik perpustakaan yang baru

5. Gambar 5 : Gambar uji coba penggunaan Kartu elektronik dan scan barcode

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

( iv )

 

 

DAFTAR LAMPIRAN

 

1. Surat Keputusan Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip tentang pembentukan Team propyek perubahan

2. Proposal Proyek Charter dan Kesepakatan Perubahan

3. Daftar Hadir Rapat pada proyek perubahan

3. Surat Perjanjian kerja sama dengan konsultan IT untuk proyek perubahan

4. Foto foto kegiatan lainnya

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

( v )

DAFTAR SINGKATAN

 

1. APBD = Anggaran Pendapatan Belanja Daerah

2. APBDP = Anggaran Pendapatan Belanja Daerah Perubahan

3. DPA = Dokumen Pelaksanaan Anggaran

4. INLIS = Integrated Library System

5. IT = Information Technology

6. LAN = Local Area Network

7. SDM = Sumber Daya Manusia

8. SDA = Sumber Daya Alam

9. SKPD = Satuan Kerja Perangkat Daerah

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

( vi )

DAFTAR PENGERTIAN

 

1. Integrated library System adalah nama software pelayanan di perpustakaan, merupakan sebuah sistem yang terpadu, software inimembantu kemudahan petugas pelayanan dalam melayani pengunjung / pemustaka dan memudahkan petugas bekerja atau membuat laporan perpustakaan.

2. Website adalah situs atau halaman khusus yang dimiliki oleh organisasi atau perorangan untuk kemudahan publikasi informasi.

3. Lokal Area Network adalah jaringan kerja komputer yang saling terkait dan terbatas pada satu kantor atau ruangan ruangan tanpa menggunakan internet tetapi cukup dengan wire/ kabel penghubung jaringan ( kabel LAN).

4. Benchmark adalah kunjungan ke suatu tempat kerja organisasi lain guna perbandingan kerja dan dicontoh baik di adopsi maupaun diadaftasi di tempat kerja kita nantinya.

5. Best practice adalah suatu istilah untuk pekerjaan yang baik baik sebagai contoh

6. Proyect Leader adalah seseorang yang sedang menjalankan proyek perubahan dan dia penanggung jawab utama dalam pelaksanaan perubahan tersebut.

7. Project Charter adalah istilah untuk proyek perubahan yang akan dilakukan oleh seorang pimpinan melalui bimbingan mentor dan coach dan diuji oleh team penguji (evaluator).

8. Barcode adalah kode batang elektronika yang bisa diterima komputer sewaktu dilakukan scanning, sebagai data elektronik.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

( vii )

BAB I

PENDAHULUAN

 

A. Latar Belakang

Undang –undang nomor 43 tahun 2007 mengatur tentang Perpustakaan dan undang-undang nomor 43 tahun 2009 mengatur tentang Kearsipan. Kedua fungsi pelayanan ini menjadi tugas wajib pemerintah yang harus dilaksanakan di daerah, dengan kata lain pemerintah baik pusat maupun daerah harus memberikan pelayanan yang terbaik dan sungguh-sungguh kepada masyarakat luas. Sehubungan dengan payung hukum diatas Pemerintah daerah kabupaten Kampar mengatur secara rinci tugas pokok dan fungsi Kantor Perpustakaan dan Kearsipan seperti yang tertuang dalam Peraturan Bupati Kampar nomor 37 tahun 2008 kemudian peraturan daerah nomor 6 tahun 2012.

Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi kantor Perpustakaan dan Kearsipan selama ini masih bersipat convensional dan tradisional belum mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Ada bebebrapa gejala yang dapat penulis sampaikan pada laporan ini ;(1). Pengunjung masih memiliki kartu anggota biasa, (2). pelayan perpustakaan dan kearsipan masih mencatat pada buku atau format kontrol pelayanan secara tertulis, (3). Setiap membuat kertas kerja laporan kepada Perpusnas RI, Perpustakaan Propinsi dan Pemerintah daerah Kampar selalu pegawai Kantor penulis menghadapi kesulitan kerena harus menghitung secara manual dan memakan waktu yang lama dan (4) disana sini masih banyak terdapat keluhan pengunjung tentang pelayanan manual yang membuat mereka kurang puas dengan keadaan ini.

Sehubungan dengan gejala diatas sudah sewajarnya manajemen Kantor perpustakaan dan kearsipan melakukan perubahan dibidang pelayanan terhadap masyarakat pengunjung atau pengguna Kantor perpustakaan dan kearsipan Kabupaten Kampar. Permasalahan yang muncul dari ke dua bidang baik perpustakaan maupun kearsipan adalah belum digunakan aplikasi berbasis informasi dan teknologi, belum menggunakan Lokal Area Network antar petugas pelayanan, Sumber daya aparatur pelayanan belum dilatih untuk menggunakan sistem aplikasi baru tersebut.

Terkait dengan keadaan diatas, penulis perlu membuat terobosan baru yakni dengan mengadakan perubahan sistem pelayanan berbasis informasi teknologi yang ditopang oleh sumber daya aparatur yang kompeten. Anggota bidang perpustakaan saat ini berjumlah 17 orang dan bidang kearsipan berjumlah 13 orang, semuanya belum menguasai teknologi informasi, maka perlu diadakan pelatihan secara internal. Khusus di bidang perpustakan menggunakan aplikasi integrated library system (Inlis), sedangkan dibidang kearsipan menggunakan sistem data base kearsipan dan diperlukan keahlian aparatur menggunakan alat scanner dan menyimpan data yang di scan di CPU yang di back up oleh server data. Dari perubahan yang dilakukan akan memberikan dampak positip kepada masyarakat luas sebagai pengguna jasa perpustakaan dan kearsipan daerah.

Untuk memperkuat perubahan pelayanan ini penulis dapat juga menggambarkan data calon pengguna/ user kantor perpustakaan yang ada di kota Bangkinang, antara lain; (1). Tingkat SD/MI= 20 sekolah atau lebih kurang 2500 pelajar, (2). Tingkat SMP/ MTs= 8 sekolah atau lebih kurang 2600 pelajar, (3). Tingkat SMA/ SMK/ MA = 7 sekolah atau lebih kurang 1800 pelajar, dan (4) Perguruan tinggi = 4 atau lebih kurang 1200 mahasiswa. Posisi Kantor Perpustakaan ini sangat strategis yakniberada ditengah kota bangkinang sebagai Ibukota Kabupaten Kampar sehingga mudah dikunjungi pelajar dan mahasiswa.

Dalam proses perjalanan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar sudah dibangun Jaringan Wifi untuk masyarakat secara gratis penggunaan internet untuk ilmu pengetahuan, selain itu juga sudah diluncurkan website Kantor dengan domain “ WWW.PUSTAKA-KAMPAR.COM”. Didalam website tersebut sudah dipublikasikan artikel, opini, berita, judul buku buku dan lain lain. Tercatat secara otomatis dihalaman depan website, sampai hari ini tanggal 26 Juni 2014 sejumlah 199610pengunjung dari seluruh negara di dunia. Total rata rata pengunjung website per hari adalah sekitar 150 orang.

Lihat tabel 1 dan 2 tentang buku yang ada di Perpustakaan umum kabupaten dan desa desa se Kampar sebagai pelengkapa data keadaan kantor Perpustakaan.

 

B. Tujuan Proyek Perubahan

Tujuan proyek perubahan yang dilakukan di Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kampar dapat dibagi menjadi tiga bagian; tujuan jangka pendek, menengah dan panjang.

1. Tujuan Jangka Pendek adalah ;

a. Terlaksananya pengalihan pelayanan berbasis IT menjelang september 2014 .

b. Tertangani 90% masalah perubahan pelayanan IT sampai akhir tahun 2014

 

2. Tujuan Janggka Menengah adalah :

a. Menurunnya keluhan pengunjung 75% pada tahun 2015.

b. Terwujudnya SDM pelayanan perpustakaan dan arsip yang profesional

 

3. Tujuan jangka Panjang adalah Terwujudnya SDM masyarakat kampar yang tinggi dalam 10 tahun mendatang.

C. Scooping Proyek Perubahan

Masalah yang harus dicarikan solusinya dalam proyek perubahan ini adalah ” Pelayanan Perpustakaan dan kearsipan kepada masyarakat belum optimal. “

D. Standar Kriteria Keberhasilan

Untuk menjawab masalah tersebut penulis menitik beratkan indikator keberhasilan proyek perubahan sebagai berikut :

1. Terpasang jaringan Lokal area network (LAN) pada Perpustakaan

2. Terpasang jaringan Lokal area network (LAN) pada Kearsipan.

3. Pelayanan perpustakaan sudah menggunakana Aplikasi Integrated library system (INLIS) .

4. Terlaksana Pelatihan internal penggunaan aplikasi INLIS.

5. Menggunakan Elektronik Library(E-Library).

6. Tersosialisasi secara baik dan meluas kepada user perpustakaan dan Arsip melalui media massa dan Website Kantor.

7. Kantor Perpustakaan dan Arsip resmi melayani pengunjung dengan IT pada awal Oktober 2014 dan seterusnya setelah diadakan uji coba penggunaan.