LOKASI KOTA SURABAYA
PADA TANGGAL 9 MEI S/D 12 MEI 2014
MEWUJUDKAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN BERBASIS INFORMASI TEKNOLOGI ( LAN ) MELALUI PENINGKATAN SUMBER DAYA APARATUR YANG BERKUALITAS DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN KAMPAR
H. NURHADI. MPd
| | PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN IPUSDIKLAT KEMENDAGRI REGIONAL BUKITTINGGI 2014 |
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Kantor perpustakaan dan arsip kabupaten Kampar merupakan satuan kerja perangkat daerah yang bertanggung jawab langsung kepada Bupati Kampar melalui sekretaris daerah, sesuai dengan peraturan daerah nomor 6 tahun 2012. Mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini sudah sewajarnya kantor perpustakaan dan arsip kampar mengadakan perubahan pelayanan dari sistem manual ke sistem berbasis informasi teknologi. Keadaan selama ini masih melayani masyarakat pengunjung secara manual baik diperpustakaan maupun di bidang kearsipan.
Permasalahan yang muncul dari ke dua bidang baik perpustakaan maupun kearsipan adalah belum digunakan aplikasi berbasis informasi dan teknologi. Sumber daya aparatur pelayanan belum dilatih untuk menggunakan sistem yang baru tersebut. Ada kesan selama ini sistem manual berlangsung kurang efisien dan efektif. Banyak menghabiskan format format cetakan, buku kontrol secara tertulis dan kartu anggota pustaka biasa, disamping itu ketika membuat laporan ke pihak atasan dan pihak yang membutuhkan terdapat kesulitan menghitung data yang ada.
Sehubungan dengan keadaan diatas, penulis perlu membuat terobasan yakni dengan mengadakan perubahan sistem pelayanan berbasis informasi teknologi yang ditopang oleh sumber daya aparatur yang kompeten.Anggota bidang perpustakaan saat ini berjumlah 17 orang dan bidang kearsipan berjumlah 13 orang, semuanya belum menguasai teknologi informasi, maka perlu diadakan pelatihan secara internal. Khusus di bidang perpustakan menggunakan aplikasi integrated library system (Inlis), sedangkan dibidang kearsipan menggunakan sistem data base kearsipan dan diperlukan keahlian aparatur menggunakan alat scanner dan menyimpan data yang di scan di CPU yang di back up oleh server data.
Dari perubahan yang dilakukan akan memberikan dampak positip kepada masyarakat luas sebagai pengguna jasa perpustakaan dan kearsipan daerah.
Untuk mencapai tujuan pengembangan kompetensi kepemimpinan taktikal pada pejabat esselon III diperlukan kemampuan menjabarkan visi dan misi instansi kedalam program instansi dan memimpin keberhasilan pelaksanaan program instansi tersebut, yang diindikasikan kemampuan : (1) mengembangangkan karakter dan sikap prilaku integritas sesuai peraturan dan perundang undangan dan kemampuan menjungjung tinggi etika public, taat pada nilai nilai, norma, moralitas danbertanggung jawab dalam memimpin instansi; (2) menjabarkan visi dan misi instansi kedalam program program iinstansi.; (3). Melakukan kalaborasi secara internal dan eksternal dalam mengelola program program instansi; (4). Melakukan inovasi sesuai bidang tugas; (5). Mengoptimalkan seluruh potensi sumber daya internal dan eksternal organisasi dalam implementasi program instansi
2. Tujuan
Tujuan pelaksanaan benchmarking adalah untuk melihat dan menganalisa implementasi program yang dijalankan oleh Dinas Kebersihan dan pertamanaan kota Surabaya dan Dinas sosial kota Surabaya. Penulis dapat mengambil kelebihan kelebihan yang dimiliki oleh dua satker tersebut. Kelebihan tersebut bisa saja terjadi pada program yang dirancang, proses program yang berlangsung, sumber daya yang menjalankan program dan lain lain. Hal tersebut bisa saja dikembangkan di Satker penulis yakni Kantor perpustakaan dan Arsip kabupaten Kampar sebagai tempat penulis bekerja.
Dapat juga penulis simpulkan bahwa tujuan benchmarking adalah untuk menentukan kunci atau rahasia sukses dari organisasi satuan kerja Dinas Kebersihan dan pertamanan dan Dinas sosial kota Surabaya yang dikunjungi.
3. Manfaat Bencmarking
Sasaran yang dijadikan object dalam benchmarking adalah dinas kebersihan dan pertamanan kota Surabaya dan Dinas Sosial kota surabaya. Manfaat benchmarking ke best practice adalah untuk :
a. Mengurangi biaya atau menghemat biaya jika langsung saja di praktekkan di Satker penulis.
b. Memenimalisasi kesalahan yang akan terjadi di Satker tempat penulis bekerja ketika melakukan peubahan.
c. Penyederhanaan proses dalam melakukan perubahan.
Kompetensi yang dibangun dalam benchmarking ke best practice adalah untuk mampu mengadopsi dan mengadaptasi best practice bidang pengelolaan program. Keterkaitannya adalah merancang proyek perubahan, pembekalan implementasi proyek perubahan.
Indikator keberhasilan dalam benchmarking adalah terjadinya perubahan budaya organisasi yang lebih baik, terjadinya perbaikan kinerja , dan meningkatkanya kemampuan sumber daya manusia.
BAB II
DISKRIPSI
1. Visi, Misi, Program
Kota Surabaya adalah ibu kota Provinsi Jawa Timur, Indonesia. Surabaya merupakan kota terbesar kedua di Indonesia setelah Jakarta, dengan jumlah penduduk metropolisnya yang mencapai 3 juta jiwa, sedangkan wilayahGerbangkertosusila (Wilayah Metropolitan Surabaya) merupakan metropolitan terbesar kedua di Indonesia setelahJabodetabek. Kota Surabaya juga merupakan pusat bisnis, perdagangan, industri, dan pendidikan di kawasan Indonesia bagian timur. Surabaya terkenal dengan sebutan Kota Pahlawan karena sejarahnya yang sangat diperhitungkan dalam perjuangan merebut kemerdekaan bangsa Indonesia dari penjajah. Kata Surabaya konon berasal dari cerita mitos pertempuran antara sura (ikan hiu) dan baya (buaya) dan akhirnya menjadi kota Surabaya
A. Dinas Kebersihan dan Pertamanan Kota Surabaya
. Visi yang dimiliki Dinas Kebersihan dan pertamanan kota Surabaya adalah sebagai berikut :
SURABAYA PEDULI BERSIH, HIJAU, ASRI DAN BERCAHAYA
Misi Misi Dinas Kebersihan dan Pertamanan Kota Surabaya :
- Meningkatkan peran serta masyarakat dalam pelaksanaan pengelolaan sampah mandiri berbasis komunitas.
- Meningkatkan kualitas pelayanan kebersihan kota.
- Meningkatkan peran serta swasta dalam pengelolaan kebersihan.
- Meningkatkan sarana dan prasarana pengelolaan kebersihan.
- Meningkatkan kualitas dan kuantitas taman kota, jalur hijau, lapangan olah raga, dekorasi kota, penghijauan dan permakaman.
- Meningkatkan kualitas dan kuantitas penerangan jalan umum dan taman.
- Meningkatkan kepedulian dan peran serta masyarakat dalam penghijauan, pengembangan pertamanan, keindahan kota dan penerangan jalan umum.
- Meningkatkan kualitas SDM dan pelayanan dibidang kebersihan dan pertamanan.
Permasalahan sanitasi Kota Surabaya telah tersirat dalam misi kelima (dari delapan misi) RPJMD yang berbunyi : “Mewujudkan penataan lingkungan kota yang bersih sehat, hijau dan nyaman“ dengan tujuan yang akan diwujudkan yakni : “Mewujudkan ekosistem kota yang bersih, sehat, hijau, nyaman dan berkelanjutan bagi warga kota “.
Strategi pembangunan daerah yang diterapkan dalam hal ini adalah “Mewujudkan penataan lingkungan kota yang bersih, sehat, hijau dan nyaman“, dengan tujuan akhir yaitu “Mewujudkan ekosistem kota yang bersih, sehat, hijau, nyaman dan berkelanjutan bagi warga kota “.
Berdasarkan tujuan akhir yang hendak dicapai diatas, maka strategi pembangunan yang diletakkan adalah :
§ Pembangunan kota berwawasan lingkungan
§ Peningkatan kualitas dan kuantitas Ruang Terbuka Hijau
§ Peningkatan sistem pengendalian banjir
§ Peningkatan pengelolaan sampah
§ Peningkatan pencegahan dan penanggulangan bahaya kebakaran
§ Peningkatan kualitas pemukiman
B. Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Surabaya
Visi : Vasilitator terdepan dalam penyelenggaraan Kesejahteraan Sosial
Misi : 1. Meningkatkan kinerja dinas
2. Mengoptimalkan peran serta masyarakat
3. Mewujudkan kerukunan beragama, multikultural, dan kelestarian nilai-nilai kepahlawanan
2. Best Practice-Best Practice di lokasi (Kota Surabaya)
Ada beberapa best paractice yang didapat dilokasi benchmarking:
a. Disiplin Aparatur sipil pemerintah sebagai pelayan masyarakat sangat memuaskan/ sangat tinggi. Wali kota dan seluruh Satker sudah turun kejalan/ kantor masing masing membersihkan lingkungan pada pukul 6 pagi setiap hari
b. Partisipasi masyarakat pengusaha sangat tinggi membantu program pemerintah, terutama dibidang bantuan keuangan. Bantuan tidak berbentuk uang tetapi barang/ pekerjaan taman.
c. Kepatuahan masyarakat terhadap pemerintah kota Surabaya sangat tinggi, khususnya menjaga kebersihan, dimulai dengan sosialisasi oleh buk wali kota dan seluruh satker terlibat.
d. Pemberlakuaan sistim funishment dan reward terhadap PNS dan masyarakat dalam menjalankan kebersihan lingkungan dan menjaga 64 taman kota yang dibangun.
e. Keberhasilan kota membentuk 5280 fasilitator kebersihan dan 28000 kader penunjang keberhasilan, sehingga menghemat dana pengeluaran, tanpa di gaji. Masing masing mereka termotivasi untuk berbuat yang terbaik.
BAB III
ANALISIS
Setelah dilakukan benchmarking ke Pemerintah Kota Surabaya didapati best practice seperti tabel berikut :
