Barang milik negara/daerah merupakan potensi ekonomi yang dimiliki

oleh negara/daerah. Potensi ekonomi bermakna adanya manfaat finansial dan

ekonomi yang dapat diperoleh pada masa yang akan datang, yang dapat

menunjang peran dan fungsi pemerintahan daerah sebagai pemberi pelayanan

publik kepada masyarakat.

Barang milik negara/daerah yang selama ini diharapkan dapat

bermanfaat dalam meningkatkan fungsi pelayanan kepada masyarakat,

pengelolaannya banyak menimbulkan permasalahaan. Banyak laporan

keuangan dari lembaga pengguna barang tidak memperoleh pendapat apapun

(disclaimer) dari lembaga pemeriksa keuangan, bahkan di banyak tempat

terjadi sengketa terkait dengan kepemilikan barang milik negara/daerah.

Kondisi tersebut semakin mengurangi tingkat efisiensi dan pengelolaan barang

milik negara/daerah dalam mendukung terciptanya tata pemerintahan yang

baik (good governance). Salah satu penyebab terjadinya keadaan tersebut

adalah bahwa pengelolaan barang milik negara/daerah belum dilaksanakan

secara komprehensif termasuk penertiban dokumen/arsip yang berkaitan

dengan barang milik negara/daerah.

Banyaknya kasus yang berkaitan dengan barang milik negara/daerah

dalam hubungannya dengan perseorangan maupun organisasi di luar

pemerintahan, menuntut kita untuk mengambil langkah-langkah guna

menertibkan penataan dokumen yang berkaitan dengan keberadaan barang

milik negara/daerah. Oleh karena itu ANRI membuat program Pengelolaan

Arsip Aset di seluruh lembaga negara dan pemerintahan daerah.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

B. Maksud Dan Tujuan

Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang

Milik Negara/Daerah mengamanatkan bahwa pemerintah wajib

menyampaikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan APBN dalam bentuk

laporan keuangan sebagai bentuk pertanggungjawaban atas barang milik

Negara (BMN). Informasi BMN memberikan sumbangan yang signifikan dalam

laporan keuangan/neraca terutama yang berkaitan dengan pos-pos

persediaan, aset tetap, maupun aset lainnya.

Pemerintah wajib melakukan pengamanan terhadap BMN. Pengamanan

meliputi pengamanan fisik, pengamanan administrasi, dan pengamanan

hukum. Dalam rangka pengamanan administrasi dibutuhkan sistem

penatausahaan yang dapat menciptakan pengendalian atas BMN.

Maksud disusunnya Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah ini

adalah untuk menjadi petunjuk dan acuan bagi instansi pemerintah pusat

dan daerah dalam mengelola arsip aset negara/daerah agar terhindar dari

kemungkinan kerusakan, kehilangan dan pemusnahan. Tujuannya adalah

teridentifikasi dan terkelolanya arsip aset negara/daerah di setiap lembaga

negara dan pemerintahan daerah sesuai dengan kaidah-kaidah yang benar

dalam pengelolaan dokumen/arsip.

C. Kondisi yang Diharapkan

Dengan berjalannya program dan kegiatan penataan/penertiban

arsip/dokumen aset negara/daerah diharapkan dapat tercipta suatu kondisi

sebagai berikut:

1. Setiap aset/barang yang diadakan dengan anggaran negara/daerah

dapat diketahui keberadaan dokumennya.

2. Setiap barang milik negara/daerah dapat dijamin keberadaan

dokumennya.

3. Setiap barang milik negara/daerah dapat dipastikan pemegang

kewenangan dalam pengelolaan dokumennya.

4. Terjaminnya penyimpanan dan pengamanan dokumen aset/barang

milik negara.

5. Keberadaan dan keselamatan dokumen aset/barang milik negara

dapat dipantau dengan mudah.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 3 -

D. Manfaat

1. Meningkatkan tingkat opini lembaga pemeriksa keuangan terhadap

laporan keuangan setiap lembaga negara dan pemerintahan daerah

sebagai salah satu aspek membangun kepercayaan masyarakat

kepada pemerintah dan negara.

2. Memberikan kontribusi positif bagi penyusunan neraca keuangan.

3. Hilangnya potensi konflik atas keberadaan dan kepemilikan barang.

4. Terselesaikannya konflik/permasalahan hukum yang berkaitan

dengan keberadaan/kepemilikan aset dengan lebih cepat, murah, dan

pasti.

5. Terhindarnya kehilangan aset/barang negara dan bangsa sebagai

salah satu bentuk kekayaan bangsa Indonesia.

E. Sasaran

Sasaran pedoman ini adalah terwujudnya pengelolaan arsip aset

negara/daerah oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, BUMN, BUMD,

dan perguruan tinggi. Dalam jangka panjang, program ini diharapkan juga

dapat diberlakukan untuk seluruh lembaga pada semua tingkat pemerintahan

atau badan/lembaga/organisasi yang diwajibkan mempertanggungjawabkan

pengelolaan aset/barang milik negara/daerah kepada publik.

F. Ruang Lingkup

Pengadaan barang milik negara/daerah merupakan urusan dari

kementerian/ lembaga yang membidangi urusan keuangan. Program penataan

dokumen barang milik negara/daerah tidak memasuki wilayah teknis

pengelolaan barang milik negara/daerah yang dilakukan mulai dari

pengadaan, inventarisasi, sampai dengan penghapusannya. Kegiatan ini juga

tidak memasuki permasalahan hukum yang berkaitan dengan keabsahan

dokumen dari setiap barang yang teridentifikasi maupun masalah hukum lain.

Program ini juga tidak memasuki wilayah penafsiran nilai nominal dari

barang yang didata. Nilai tafsiran akan mengikuti besaran yang telah

ditentukan sebelumnya dalam Sistem Akuntansi Barang Milik Negara (SABMN)

atau sistem lain yang berlaku untuk itu.

Program ini memfokuskan pada manajemen pengelolaan arsip/dokumen,

yang dimulai dari kegiatan identifikasi dan penelusuran dokumen dari setiap

jenis aset/barang yang merupakan milik negara/daerah untuk kemudian

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 4 -

ditindaklanjuti dengan teknis penyimpanan dan penyelamatan dokumen atas

barang yang ada.

Ruang lingkup materi pedoman ini meliputi identifikasi, penataan,

pelindungan, pengamanan, penyelamatan, pemulihan, dan pemanfaatan arsip

aset negara/daerah pada lembaga negara, pemerintahan daerah, BUMN,

BUMD, dan perguruan tinggi.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 5 -

BAB II

IDENTIFIKASI ARSIP ASET

Kegiatan pengelolaan arsip aset dilakukan dalam suatu rangkaian

kegiatan, sebagai berikut:

A. Persiapan Kegiatan

1. Penetapan Kebijakan

a. Persiapan konsepsi

Dilakukan dengan pembahasan antar kementerian/lembaga dan

antara ANRI dengan Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Konsepsi

diperlukan untuk membatasi kegiatan dan capaian yang ingin diraih

dalam pelaksanaan kegiatan ini.

b. Penetapan Kebijakan

Dilakukan dengan perumusan dan pembahasan peraturan yang

dikoordinasikan oleh ANRI dengan melibatkan pihak-pihak terkait.

Kebijakan Pemerintah ini diperlukan untuk memberikan landasan

hukum sekaligus menunjukkan keseriusan pemerintah dalam

mengamankan aset bangsa.

c. Penetapan pedoman/panduan kerja

Penetapan Pedoman Pengelolaan Arsip Aset oleh Kepala ANRI (atau

keputusan bersama dengan kementerian lain) tentang prosedur

penelusuran sampai dengan penyelamatan dan pengamanannya.

Pedoman ini dimaksudkan untuk menjaga keserasian pola tindak

bagi seluruh lembaga negara dan pemerintahan daerah.

2. Sosialisasi

Sosialisasi atas program kegiatan dan pedoman, dimaksudkan untuk

menyamakan pemahaman atas kegiatan yang digulirkan.

3. Pembentukan Tim

a. Pembentukan Tim Tingkat Nasional

Melibatkan unsur: tenaga kearsipan/administrasi, hukum, unit yang

membawahi perlengkapan dan/atau unsur lain sesuai kebutuhan.

b. Pembentukan Tim Tingkat Kementerian/Lembaga/Daerah

(K/L/Daerah)

Melibatkan unsur: tenaga kearsipan/administrasi, hukum, unit yang

membawahi perlengkapan dan/atau unsur lain sesuai kebutuhan.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 6 -

4. Pembekalan SDM

a. Pembekalan untuk instruktur (TOT)

1) di lingkungan ANRI;

2) di lingkungan Provinsi;

b. Training pelaksana

1) Training untuk pelaksana tingkat nasional;

2) Training untuk pelaksana K/L/Daerah/SKPD.

B. Kriteria Arsip Aset

Dalam pengelolaan arsip aset, hal yang sangat penting adalah bagaimana

instansi pemerintah melakukan penentuan arsip yang dikategorikan menjadi

arsip aset. Kegiatan penentuan ini harus dilakukan dengan cara hati-hati dan

cermat melalui prosedur yang sistematis. Kesalahan dalam menentukan arsip

aset atau bukan akan menyebabkan kemungkinan instansi mengalami

kerugian karena yang dilindungi bukan arsip aset. Kegiatan identifikasi

meliputi kriteria arsip aset, analisis organisasi, pendataan, pengolahan hasil

pendataan, penentuan dan pembuatan daftar arsip aset. Secara umum,

barang adalah bagian dari kekayaan yang merupakan satuan tertentu yang

dapat dinilai/dihitung/diukur/ditimbang, tidak termasuk uang dan surat

berharga. Menurut Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004, Barang Milik

Negara (BMN) adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban

APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Perolehan lainnya yang

sah antara lain berasal dari hibah dan rampasan/sitaan. Barang milik negara

yang bersumber dari pelaksanaan APBD merupakan output/outcomedari

realisasi belanja modal dalam satu tahun anggaran. Sementara itu, barang

milik negara juga dapat bersumber dari luar pelaksanaan APBD, dalam hal ini

adalah BMN yang perolehannya tidak berasal dari realisasi anggaran

negara/daerah melainkan karena penerimaan dari pihak lain.

Berikut ini adalah bukan termasuk dalam kategori BMN dimana

merupakan aset/barang yang dikuasai dan atau dimiliki oleh:

1. Pemerintah Daerah (sumber dananya berasal dari APBD termasuk yang

sumber dananya berasal dari APBN tetapi sudah diserahterimakan

kepada Pemerintah Daerah);

2. Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah yang terdiri

dari:

a. Perusahaan perseorangan, dan

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 7 -

b. Perusahaan umum.

3. Bank Pemerintah dan Lembaga Keuangan Milik Pemerintah.

Penentuan arsip aset dalam program ini mengikuti kriteria aset, dalam

kategori BMN maupun BMD.

C. Langkah-langkah Kegiatan Identifikasi

1. Analisis Organisasi

Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit-unit kerja

yang memiliki potensi menciptakan arsip aset. Analisis organisasi

dilakukan melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis substansi

informasi dengan cara:

a. Memahami struktur, tugas dan fungsi organisasi;

b. Mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi dan fungsi fasilitatif;

c. Mengidentifikasi unit-unit kerja yang melaksanakan tugas dan

fungsi yang menghasilkan arsip sesuai dengan kriteria arsip aset;

d. Mengidentifikasi substansi informasi arsip yang tercipta pada unitunit

kerja potensial sebagai pencipta arsip aset;

e. Membuat daftar yang berisi arsip aset dan unit kerja pencipta.

2. Pendataan

Pendataan atau survai merupakan teknik pengumpulan data

tentang arsip aset. Pendataan ini dilakukan dengan kriteria dan cara

sebagai berikut:

a. Pendataan dilakukan setelah analisis organisasi;

b. Pendataan dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis

arsip aset pada unit kerja yang potensial menghasilkan arsip aset;

c. Pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi: organisasi

pencipta dan unit kerja, jenis (seri) arsip, media simpan, sarana

temu kembali, volume, periode (kurun waktu), retensi, tingkat

keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi simpan, sarana simpan, kondisi

arsip, nama dan waktu pendataan.

Pemerintah daerah diharapkan dapat mempersiapkan diri demi

lancarnya program ini melalui lembaga kearsipan daerah dengan

melaksanakan peran berupa:

a. Mempersiapkan SDM;

b. Mempersiapkan sarana prasarana;