MONITORING DAN EVALUASI ARSIP DESA

MONITORING DAN EVALUASI ARSIP DESA

Sesuai Program Kerja pada Kantor Perpustakaan dan Arsip ( K P A ) Kabupaten Kampar Tahun 2014, pada bulan Juni 2014 telah selesai dilaksanakan Monitoring dan Evaluasi (monev) Arsip Desa, di desa-desa yang pernah mengikuti Sosialisasi Kearsipan dari Pemerintah Kabupaten Kampar, yaitu Sekretaris Desa/Lurah. Desa yang supervisi Tim Monitoring dan evaluasi dari Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar sebanyak 30 desa yang tersebar di 19 Kecamatan, kecuali 2Kecamatan Kuok dan Kecamatan Kampar Kiri Hulu.

Dalam pelaksanaan monev tersebut Tim dari K P A melihat dan beraudiensi secara langsung dengan perangkat desa yang dimonitoring dan evaluasi, menanyakan dan mengecek langsung kearsipan desa, apakah setelah memperoleh pembinaan, Sosialisasi Kearsipan, bertambah baik, atau tambah kacau.

Dari catatan dan pengamatan Tim di lapangan sekitar 30 % kondisi kearsipan desa masih belum memahami tentang pentingnya kearsipan. Faktor-faktor yang mempengaruhi Pelaksanaan kearsipan desa antara lain: masalah SDM, kurangnya pengetahuan kearsipan pada petugas pencatat surat di desa, kurang mendukungnya kebijakan pimpinan di desa terhadap kearsipan, tak ada transfer ilmu dan pemberdayaan oleh Sekdes kepada staf atau perangkat, rentang waktu monitoring dan evaluasi/sosialisasi arsip desa yang jarang/lama setelah pelaksanaan sosialisasi kearsipan, minimnya anggaran untuk suplai sarana dan prasarana arsip yang disediakan lembaga kearsipan daerah bagi seluruh unit kerja sejak berdirinya KPA yakni akhir tahun 2008, serta rendahnya apresiasi arsip oleh masyarakat pada umumnya.

Dari monitoring dan evaluasi itu Tim juga mengumpulkan data dengan cara mengisikan kuesioner arsip desa yang diisi bersama antara Sekdes/aparat desa dengan Tim. Di samping itu, Tim juga memberikan penyuluhan langsung berkaitan masalah kearsipan desa, terutama bagi desa yang rendah apresiasinya terhadap arsip yaitu tentang Peraturan Bupati Kampar No.5 Tahun 2005 tentang Petunjuk teknis tata kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kampar serta peraturan kearsipan lainya. Adapun desa yang sudah melaksanakan program arsip desa sesuai dengan Perpu, Perka dan Perbup yang berlaku diberikan motivasi agar tetap dipertahankan dan supaya lebih baik pengelolaan arsipnya.

Pembinaan dan tata kearsipan desa dimaksudkan agar mampu mewujudkan tertib administrasi pemerintahan desa guna mendukung efektifitas dan efisiensi pelayanan pemerintah desa terhadap masyarakat,

 

 

 

Petugas sedang melihat sampai sejauh mana pelaksanaan pengelolaan arsip apakah sesuai Perbup No. 5 Tahun 2005 di Ds Pulau Jambu Kec. Salo.

 

 

Petugas sedang memberikan petunjuk cara pengelolaan Arsip-arsip Tanah di Ds Pulau Jambu Kec. Salo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Petugas sedang memberikan informasi tentang bagaimana penyimpanan surat masuk dan keluar di Ds Suka Makmur Kec. Tapung Hilir

 

Petugas memberikan petunjuk tentang penomoran surat dan pengklarifikasian surat.

 

 

Kantor Desa Lubuk Sakat Kecamatan Perhentian Raja

 

Arsip tertata dan di simpan dalam boks arsip

 

 

Kantor Desa Kasikan Kecamatan Tapung Hulu

 

Petugas memberikan petunjuk tentang sesuai dengan Perbup NO. 5 Tahun 2005 di Desa Suka Maju Kec Tapung Hilir